NOVÉ MOŽNOSTI INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ V LESNÍCH PODNICÍCH
Rozhovor s Ing. Robertem Babukou, vedoucím IS/IT EP Kapitál Group, a. s.
V 1. polovině 90. let došlo v odvětví lesního hospodářství k zásadním změnám v organizaci a řízení resortu. Po přijetí restitučních zákonů a transformaci bývalých státních lesů na státní podnik Lesy ČR vznikly privatizací lesní akciové společnosti, které ve stávajících podmínkách změn, spojených s oddělením výkonů lesnických činností od správy lesů, byly nuceny reagovat na tyto podmínky a přizpůsobit své chování novým požadavkům na řízení lesních podniků. Potřeba změny informačních systémů se stala nutností pro dosažení efektivního řízení na právě vznikajícím trhu lesního hospodářství. Součástí strategických záměrů, stanovených vlastníky a managementem společností, bylo vytvoření kvalitních informačních systémů. O tom, jaké řešení přijala jedna z nejsilnějších skupin působících na lesnickém trhu, skupina lesních akciových společností, zastřešená společností EP Kapitál Group, a. s., jsme psali v minulém čísle Lesnické práce. V návaznosti na tuto informaci jsme požádali o rozhovor Ing. Roberta Babuku (vedoucího IS/IT EP Kapitál Group, a. s.), zodpovědného za zavádění tohoto nového informačního systému.
Čím byl dán záměr vyměnit informační systém?
Potřebou nové kvality v nových strukturálních vztazích. V průběhu 2. poloviny 90. let, v období realizace vládního projektu privatizace národního hospodářství, docházelo i v lesnictví ke koncentraci lesních akciových společností. Konstituce těchto strukturovaných celků dala vzniknout i požadavku na informace v jiné struktuře a tím i na změnu informačních systémů. Ve skupině akciových společností EP Kapitál Group, a. s., kterou v současné době tvoří 12 lesních akciových společností, 1 obchodní a 2 zpracovatelské společnosti, sama skutečnost, že v oblasti těžby dříví zaujímá skupina cca 17% podíl na trhu v ČR a na těžbě s. p. LČR se podílí cca 30 %, s sebou nese odpověď, jak významná byla otázka zavedení nového informačního systému. Nové vlastnické vztahy s sebou nesly i potřebu globálního pohledu na ekonomiku a řízení společností a nový informační systém byl řešením pro zpřehlednění řídících a kontrolních vazeb v nové realitě vztahů.
Stávající informační systémy jednotlivých akciových společností jevily nedostatečnou vypovídací schopnost. Byly přísně vertikálně uzávěrkové v rámci organizační struktury s divizním uspořádáním, kde se projevovala roztříštěnost datové základny a obrovské úsilí pracovníků společnosti udržovat jednotná nastavení číselníků a účtování v rámci celé společnosti. Pracovalo se s pevnými zúčtovacími termíny účetních uzávěrek k datu, kdy výsledky hospodaření celé společnosti byly známé až s 15 denním zpožděním po ukončení účetního období v daném měsíci. To v současných dynamicky se měnících podmínkách na vstupech a výstupech a měnících se podmínkách na trhu nesplňovalo požadavky na úplnost a správnost informací v čase a už vůbec ne na požadavky na řídící a kontrolní práci. Vedoucí pracovníci v podstatě neměli možnost efektivního průběžného sledování čerpání nákladů na jednotlivé činnosti.
Zpočátku jsme to řešili tím, že jsme budovali různé nadstavby nad stávajícími informačními systémy, které společnosti používaly. Jedním z výsledků byl i manažerský informační systém, v němž jsme analyzovali rozvahy a výsledovky jednotlivých společností.
Jak dlouho trvalo toto období?
Toto období trvalo přibližně do konce roku 1999. Z požadavků na efektivní řízení celé skupiny však vyplynulo, že nároky na podrobnost a vypovídací správnost informací v čase vyžadují komplexní řešení celého projektu stávajícího informačního systému. Skutečnost, že informace, kterými jsme disponovali, neumožňují jednoznačně dosledovat skutečné vlivy působící například na jednotlivé nákladové nebo výnosové složky, či efektivnost využití jednotlivých výrobních technologií, znemožňovala provádět rozhodovací procesy v takové kvalitě, jakou by si vedení společnosti představovalo.
Na jakém řešení byly postaveny dosavadní informační systémy?
Technologická úroveň řešení informačních systémů v našich společnostech v období let 1996-1999 byla postavena na softwarových řešeních společnosti HASOFT na platformě DOS a dalších programových nadstavbách nutných pro zachycení požadovaných informací.
Uvažovali jste o další spolupráci se společností HASOFT?
Pochopitelně. Dříve, než jsme přikročili k zavedení nového informačního systému, jsme provedli podrobnou analýzu možností produktů HASOFT. Tedy zda a za jakých předpokladů jsou schopny zvládnout naše požadavky na kvalitu informací, tj. například zda máme k dispozici jednotnou datovou základnu umožňující přístup uživatelů z kteréhokoliv místa společnosti, otevřenou technologickou platformu a další parametry pro splnění kvalitního technického a aplikačně datového řešení nového informačního systému. Analýza však ukázala, že splnění našich požadavků by znamenalo, buď vývoj nových aplikací HASOFT, nebo nastavení organizačních opatření. Vývoj nových aplikací byl pro nás z mnoha obecných hledisek rizikový, protože jde o velmi složitou činnost a ještě bez provozních zkušeností s novou technologií se riziko zvětšuje. Nastavení organizačních opatření by mělo za důsledek neúměrné zatížení technicko-hospodářských pracovníků společnosti na provozním úseku, středisku či divizi.
Jaký význam pro vás měl manažerský informační systém?
Ve své době představoval významný vývojový krok. Avšak již v roce 1997 nám informace v rozsahu sledování ukazatelů rozvaha-výsledovka nestačily pro podrobné analytické práce. Proto jsme hledali řešení pomocí produktu společnosti PDS, jež vyvinula software PDSis, který z účetních dat produktu HASOFT vybíral data a vytvářel hierarchickou relační strukturu vztahu rozvaha-výsledovka. Co se týče detailního pohledu sledovaných ukazatelů, došlo k významnému kvalitativnímu posunu ve sledování požadovaných ukazatelů. data z měsíčních uzávěrek však byla nadále předávána s efektem zpoždění a tím degradována do podoby statistiky o tom, co už ve společnosti proběhlo a nedá se ovlivnit preventivně.
Z kvantitativních charakteristik, které nám PDSis umožnil sledovat, bylo zřejmé, že jde sice o velké objemy dat, avšak tyto jsou dobře zpracovatelné dnešními technologiemi výpočetní techniky. Byla to důležitá zkušenost pro uvědomění si možnosti sledovat požadovaná data v konkrétních objemech téměř ihned po jejich vzniku.
Došli jsme tak k poznání, že v lokálním informačním systému jednotlivých společností dochází ke ztrátě velkého objemu informací pro potřeby řízení. Pro názornost mohu uvést příklad. V situaci, kdy jsou v těžebním procesu
vytěženy kmeny, byla kupříkladu tato informace ve stávajícím informačním systému prezentována pouze jako kumulovaná hodnota obje-mu s charakteristikou sortimentu. Paradoxem ovšem je, že cenné informace, které dokážou ovlivnit celý výrobně-obchodní řetězec, například informace o jednotlivém vytěženém kmenu a jeho kvalitě, standardně zaznamenaném na výrobním lístku L10 (číselník dlouhého rovnaného dříví), nebyly pro rozhodovací procesy a analýzy dostupné.
Znamená to, že informace o jednotlivém kmenu je pro další rozhodování klíčová?
Ano, i tato informace je velmi cenná pro permanentní mapování situace na trhu s dřívím a následnou predikci nežádoucích trendů ve výrobě. Otázkou zůstávalo rozhodnutí, jakým způsobem získávat i tyto informace tak, aby nebyli zatěžováni podrobnou evidencí provozní pracovníci. Skutečnost, že informace vzniká přímo ve výrobě a je již tedy jako taková prvotně zaznamenávána, nám při posouzení efektivity nabídla řešení v použití elektronických záznamníků, které bez problémů umožňují data (tedy de facto číselník L10) převést do databázové základny nového informačního systému, a to jednoduchým propojením elektronického záznamníku a PC, na kterém je informační systém nainstalován.
Strategie tvorby nového informačního systému samozřejmě nepředstavuje pouze technologii sběru a předávání sledovaných dat. Jde především o to, jak tato data prezentovat a přenášet. Jde vlastně o vytvoření celého organismu, ve kterém je třeba zajistit fungování, návaznost, propojení a zpětné vazby jednotlivých subjektů, které se na tvorbě IS podílejí.
My jsme pochopitelně sledovali snažení různých společností, jak uchopit a využít informační systém. Průkopníky v tomto snažení byla například Foresta Velké Karlovice a společnost CIMS z Plzně, které se snažily hledat řešení pro svou organizační strukturu.
Naše skupina je větším uskupením společností působících na trhu lesního hospodářství, proto jsme měli a máme možnost setkávat se s různými názory a pohledy na danou oblast. Jednotlivé společnosti uvnitř skupiny dokázaly definovat své potřeby a představy o novém informačním systému. V dubnu 1999 byla ustanovena pracovní skupina, která měla za úkol analyzovat lesní výrobu a na základě předchozích zkušeností vytvořit zadání pro nový informační systém.
Nutnost sladit všechny prvky vstupující do rozhodovacího procesu řízení, tedy jak prvky vstupující do systému, jako je fungování obchodního řetězce na trhu se dřívím, kde základním dodavatelem jsou s. p. LČR, akceptace lesních hospodářských plánů, lesnické legislativy, poptávky na trhu, samotná výroba, její efektivita, kvalita, určovaly směr zadání nového informačního systému.
Zaměřili jste se tedy na snižování nákladů?
Ano, i na snižování nákladů. Výnosy z činností lesního hospodářství jsou dány poptávkou zpracovatelů a snižováním nákladů v celém výrobně-obchodním řetězci. Potřebovali jsme vytvořit předpoklady k tomu, abychom byli schopni dlouhodobě plánovat výrobní kapacity a podrobně evidovat náklady. Ekonomicky bylo zadání jednoznačné - najít propojení vztahů mezi výrobou, zpracováním a odbytem s cílem zefektivnit výrobu zvyšováním produktivity práce a snižováním nákladů. Tedy efektivněji těžit, dopravovat, manipulovat, poté prodat. Snižování nákladů je trvalý proces a je podmíněn velikostí zakázky a její strukturou, která je dána přírodními podmínkami. Informační technologie sama o sobě nedokáže snížit náklady, dokáže však vyjádřit složité procesy a jejich nákladovou stránku přesně a rychle v celém komplexu vztahů. A poznání těchto vztahů umožňuje hledat vhodnější a efektivnější řešení. Je nesmyslné chápat zavedení nového informačního systému jako nástroje, který bude hledat úspory např. v propouštění pracovníků. Toto není vlastnost IS, to je vlastnost a podstata zakázky. Když mám zakázku velkou, přijímám nové pracovníky, poptávám služby. Když zakázku nemám, nebo je z roku na rok menší, tak tomu musím přizpůsobit svoje výrobní kapacity. To je snad jasné.
Takže jste měli řešení na dosah?
Skupina velmi rychle našla model toho, co potřebujeme. Nastalo období průzkumu trhu se softwarovými aplikacemi odpovídajícími našim požadavkům. Ze zkušeností jsme se rozhodli pro využití služeb stabilních, celosvětových, v České republice působících a osvědčených softwarových firem. Skutečnost, že si lesní akciová společnost, ať je jakkoli veliká, nemůže dovolit vybírat řešení, které dodávají producenti informačních technologií, jakými jsou ORACLE, SAP a další giganti v oboru, nás vedla k rozhodnutí využít služeb firem střední velikosti a mezi nimi vybírat TOP řešení.
V té době se ideálně potkalo řešení společnosti NAVISION SOFTWARE, jež nabízela produkt NAVISION FINANCIALS, který jsme dříve použili v některých řešeních jak uvnitř obchodní společnosti ALLWOOD, tak zpracovatelské společnosti JAVOŘICE. To nám dávalo naději, že je tento produkt univerzálně uchopitelný a schopný pracovat v našich podmínkách. Pozvali jsme zástupce společnosti NAVISION SOFTWARE, zastoupení pro ČR, a pokusili se jim předložit představu o fungování informačního systému v podmínkách lesního hospodářství.
Na základě rozboru naší poptávky přizvala NAVISION SOFTWARE ke spolupráci společnost ERNST&YOUNG, která měla za úkol posoudit reálnost stanovených cílů a najít vhodnou variantu řešení. V průběhu probíhajících jednání jsme stanovili komplexní představu našich požadavků a na jejich základě byla vypracována “Strategická studie” posuzující náš záměr.
K vypracování “Strategické studie” byla přizvána společnost AutoCont CZ, která byla doporučena společností ERNST&YOUNG a NAVISION SOFTWARE jako ta, která měla navrhované řešení zvládnout, tj. naprogramovat, nainstalovat, zaškolit, zjednodušeně řečeno “ušít na míru” pro specifické potřeby podniků působících v lesním hospodářství.
Strategická studie byla zpracována na příkladu společností Jihomoravské lesy, a. s., a Šternberské lesy, a. s. Jihomoravské lesy, a. s., představují velkou společnost s divizním uspořádáním, se složitými vztahy a činnostmi, které v ní probíhají. Šternberské lesy, a. s., jsou naopak bezdivizní společností, která má zaměření zejména na lesní výrobu, včetně přidružené dřevařské výroby. Šlo tedy o typický vzorek společností v EP KAPITAL GROUP, a. s.
Během dvou měsíců proběhla analýza uvnitř těchto společností. Fyzicky byly navštíveny všechny klíčové lokality, popsány jednotlivé činnosti lesní výroby od evidence kmene na pni po uskladnění na manipulačním skladě. Ve spolupráci s vedoucími pracovníky a managementem podniků bylo diskutováno, jaké jsou jejich představy. Vznikl komplexní materiál, který popisoval celý výrobně-obchodní řetězec činností lesních společností. Na základě vypracované analýzy jsme došli k závěru, že zmíněné tři společnosti NAVISION SOFTWARE, ERNST&YOUNG a AutoCont CZ jsou schopny realizovat námi navrhované řešení nového informačního systému.
Děkuji za rozhovor, Jan Řezáč