BUDOUCNOST INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ V LESNÍCH PODNICÍCH
Rozhovor s Ing. Robertem Babukou, vedoucím IS/IT EP Kapitál Group, a. s.
Jaká je věrohodnost dat, která získáváte z výroby? Působí při jejich sběru faktor subjektivity?
Složitost a zároveň jednoduchost tohoto procesu se projevuje především ve dvou polohách. První je samotná struktura výrobku jako takového. Dříví se objektivně velmi těžko měří. Je samo o sobě z hlediska kvantifikace a kvalifikace statistickým prvkem, který je charakterizován parametry normovaných výrobních sortimentů nebo popřípadě obchodními uzancemi dříví, či oborovou normou popisující kvalitu.
Za druhé je získávání co nejvěrohodnějších dat vždy konsensem mezi vyjádřením toho, kdo nám dříví dodává, a toho, kdo toto dříví přejímá, tj. mistra lesní výroby v dané společnosti. To jsou prvky které rozhodují o tom, jaká kvalita a jaká skutečnost je do informačního systému (dále v textu IS) zadávána. Z toho je zřejmé, že tento vztah je silně determinován odbornou zdatností daných pracovníků, kvalitou popisného aparátu a tím, jak široký komplex znalostí máme o produkčních schopnostech lesa, o jeho charakteristikách, o tom, jaká je potřeba z hlediska průmyslového zpracování dané hmoty, jaká kvalita se oceňuje v daný moment na trhu, jaké jsou vývojové tendence obchodování a výroby, jaké je technologické zázemí zpracovatelů.
Základem pro získání dat zobrazujících lesní výrobu je schválení číselníku dlouhého rovnaného dříví, evidence těžby na základě smluvního vztahu, který určuje, kdy k těžbě dochází a za jakých podmínek při respektování výše popsaného. Složité situace mohou být např. při kalamitách, kdy je nutné hmotu vytěžit a vyvézt co nejrychleji, aby nezůstávala ve velkých objemech na hromadách a neznehodnotila se přímo v lese.
Neuvažujete o zjednodušení lesní hospodářské evidence?
Řešení systému Navision Financials podporuje automatizaci získávání prvotních dat, zjednodušuje opakovanou práci, tj. ruční psaní a přepisování z lístku na lístek a do počítače a poskytuje přístup jednotlivým pracovníkům, třeba i LČR, do IS tak, aby průběžně sledovali vývoj těžeb. Činnost IS vychází z určitého plánu, v němž již může být zahrnuta velmi podrobná struktura sortimentů. Za předpokladu zadání, že na dané lokalitě vytěžíme sortimenty v určité struktuře, jsme schopni tento plán převést do technologické karty systému a sledovat skutečnost a pochopitelně vyhodnocovat stav předpokládané těžby.
Pracovníci LČR by tedy mohli vstupovat do vašeho IS?
Ano, jsme schopni umožnit pracovníkům dodavatele prací a materiálů vstup do našeho systému. Mohli by v něm např. zadávat plán konkrétní těžby, tedy kdy a kolik máme těžit, nebo realizovat poptávky a objednávky na materiál. Tato marketingová činnost je možná samozřejmě za určitých organizačně-technických a legislativních předpokladů. Z naší strany to znamená, že jsme schopni celý vztah, který se dnes odehrává ústně, nebo písemně na zadávacích formulářích, či nápočtových číselnících automatizovat elektronicky. Výhodou tohoto řešení je jednotnost datových struktur, menší chybovost při zadávání a jednotné vedení operativní evidence, která je posunuta organizačně na vyšší úrovni než v případech, kdy se získává na úrovni vztahu mistra lesní výroby. Tím lze zkrátit období nutné k prvotní evidenci a kontrole.
Mohly by LČR přijmout tuto představu? Předpokládá to vzájemnou kompatibilitu informačních systémů nebo vznik jednoho metasystému?
LČR mají vlastní představu o tom, jak by se měl vyvíjet jejich IS v korespondenci se složitostí odpovídající objemu dat potřebných k řízení firmy této velikosti. Všechny procesy jsou u podniku velikosti LČR podstatně složitější a potřebují důkladnou analýzu a zhodnocení současného stavu. Takových řešení IS v tuto chvíli může být několik. Náš přístup k IS např. vychází z podrobné analýzy lesní výroby, která ukázala, že přijaté řešení lze v provozu realizovat běžnými IS dnes dostupnými na trhu za předpokladu určitého kvalitního programátorského výkonu a poměrně důkladné analýzy současných a budoucích potřeb.
V případě, že by se LČR rozhodly řešit situaci obdobně, tj. moderním IS s otevřeným rozhraním a byly by schopny přejímat elektronická data produkovaná v systémech jejich zákazníků, pak si myslím, že jsme schopni okamžitě reagovat a dodávat data a umožnit, aby byla tato data ověřována v našem systému. Navíc možnost elektronické výměny dat je vlastně ze strany LČR již realizována. Složitost je však právě v tom, že do vztahu s LČR vstupuje celá řada dalších subjektů působících v odvětví lesního hospodářství, z nichž každý pracuje s různými informačními bázemi. Zvládnout tento objem informací v různých systémech znamená obrovské organizační předpoklady a nároky na straně LČR. Proto je pro nás důležité mít otevřený systém, ve kterém jsme schopni se přizpůsobit potřebám evidence dodavatele.
LČR dnes mají několik set obchodních partnerů. Domníváte se, že by mohly potřebovat standardní tvar výrobních a ekonomických dat, stejně jako již pracují se standardizovanými daty hospodářské úpravy lesů?
Myslím si, že LČR již v současnosti usilují o standardizaci rozhraní ke svým obchodním partnerům. V našem systému je možnost sledování celé trasy od těžby až po prodej se zaměřením na standardizaci obchodních procesů a rozhraní již zabudována. V některých případech, u sortimentů, které jsou na trhu žádány a ceněny, je sledování těchto ukazatelů významné, jako např. u cenných sortimentů bonitních dimenzí, kdy můžeme třeba i po kusech zjišťovat, jaká byla použita technologie, náklady a výnosy. Samozřejmě je celá řada sortimentů, kde je téměř nemožné nebo i nevýznamné sledovat takhle podrobný detail.
Jestliže by tedy LČR přijaly řešení, které by umožňovalo standardizaci dat, bylo by to z obchodního hlediska velkým přínosem. Pokud takový standard odvozený od stávajících číselníků bude modifikován nebo upraven, tak pro nás je důležité vědět, že to bude standard platný na určitou dobu, že se bude nějakým způsobem vyvíjet, tzn. nastane-li změna ve sledování věty nebo její části, tak že bude včas avizována, aby se obchodní partneři mohli připravit na tuto změnu, připravit svoje IS a splnit požadavky dodavatele.
Zavedení nového IS znamená unifikaci řady operací a jejich provádění v jednom čase. Co to znamená pro lidi v provozu?
Jedním ze základních předpokladů úspěšnosti nasazení a výměny IS, zejména v tak krátkém čase, v jakém jsme to stihli u společností Lesy Krnov, a. s., a Tilia LDS, a. s., znamenalo vyřešit problematiku provozních možností a schopností poskytovat data. Snahou bylo co nejmíň modifikovat a měnit prostředí, ve kterém pracuje provoz, a přesunout změnové části systému na střední a vyšší úroveň zpracování dat. Konkrétně to znamená, že z hlediska provozu při těžbě nebo pěstebních pracích nedochází k zásadním změnám. Nedochází k nim ani na úrovni odbytových středisek a skladů. Nemění se zásadně číselníky ani postupy, jsou však daleko podrobnější. Bylo proto nutné najít takový způsob, při kterém by pracovníci, předávající data přímo z výroby, mohli tato pořizovat jen jednou. K tomu jsme u pilotního projektu zvolili elektronické záznamníky LATSCHBACHER. Z hlediska vývoje a nasazení IS u ostatních společností není použití elektronických záznamníků determinující. Bude zde více času seznámit se s pořizováním dat v systému, případně zvolit jiné způsoby pořizování dat. Dnes je daleko více možností než před rokem, existují zde záznamníky PSION, CASIO atd. Lze z nich vybírat, je to jen otázka vhodnosti technologie provozu, jejich ceny, dostupnosti servisu a dalších parametrů.
Pracovníkům na řídících a výkonných úrovních nabízí IS nové možnosti, především operativnost a mobilitu. Z kteréhokoliv počítače zapojeného do systému mohou získávat data potřebná pro svoji práci. Informační systém je totiž celopodnikový a jeho data jsou přístupná z kteréhokoliv podnikového počítače. Proto již nemusejí být přísně vázaní na konkrétní pracovní místo, pracovní stůl, židli. Mohou se tak v rámci podniku pohybovat na různých úrovních a místech. Znamená to např., že zaměstnanec ústředí může pracovat v systému stejně dobře ve své kanceláři jako z kteréhokoli místa v regionu, ve kterém se pracovně vyskytuje. Naopak zaměstnanec střediska může i na ústředí nebo na divizi, pracovat na počítači se svými úkoly, může schvalovat objednávky, schvalovat výrobní lístky, zobrazovat hospodářský výsledek daného střediska, zakázky, stroje. Tyto možnosti posouvají pohled na podnikovou organizační strukturu do úrovně, kdy IS vytváří jakoby jednu řídící plochu, na které se odehrávají podnikové procesy. U divizních společností přitom máme úrovně minimálně tři.
Jak máte zajištěnou ochranu dat?
Existuje celá řada opatření, která systém zabezpečují. To první a základní je, že každý uživatel má svoje vlastní individuální přihlašovací jméno a heslo. Po tuto rovinu je, myslím, ochrana 100%, protože “odchytávání” dat na lince je díky protokolu, který byl použit, téměř nemožné. Jde o velmi specifický přenosový protokol, který není založen na běžných standardech. Je tudíž jen velmi malá pravděpodobnost, že by se někdo takto složitým způsobem snažil získávat běžná podniková data typu výrobní lístek. Pochopitelně je každý IS z pohledu bezpečnosti slabý nebo silný tím, jak vyspělí jsou jeho uživatelé. Znamená to, že osobní identifikační jméno a heslo jsou nepřenosné. Slouží pouze pro potřebu svého majitele, jako přístupový klíč do systému a pokud je uživatel někomu svěří, pak samozřejmě systém otevřený je. Ovšem, a to je důležité, otevřený pouze do úrovně přístupu daného uživatele. Každý uživatel má totiž v našem systému svou specifickou roli, která určuje, v jaké oblasti činností podniku pracuje, jaká přenáší data a jaký je rozsah informací, se kterými může pracovat. Je tak vytvořena velká škála uživatelů s diferencovaným přístupem k datům a jejich pořizování a několik úrovní, přes které se k datům musí přistoupit. Pro potřeby lesních společností je toto zabezpečení na velmi vysoké úrovni, takže ohrožení integrity dat, zejména přístupem na vzdálených pracovištích, je velmi malé. Data jsou uložena v ústředí společnosti a z tohoto místa jsou zpřístupňována vzdáleným uživatelům. Fyzické ohrožení dat je samozřejmě možné tím, že např. vyhoří budova.
Lze IS chápat jako nástroj řízení celé skupiny EPKG?
Organizační uspořádání podnikového IS je plošné, jednoúrovňové. To nekoresponduje s potřebou řídit zejména divizní struktury, divizní uspořádání podniku na velkých plochách, kde je nutná 2-3 úrovňová segmentace z hlediska výkonu. Pokud máte na mysli řízení konkrétních prací ve výrobě, bylo by velmi složité řídit výrobu, toky, zdroje společnosti z jednoho místa. To je, myslím, nerealizovatelné vzhledem ke specifikům lesní výroby a závislosti na přírodních podmínkách, ve kterých se výroba uskutečňuje. Je vždy nutné znát místní podmínky, vědět že mám k dispozici alternativní zdroje nutné k výkonu činností a tyto skutečnosti jsou nezávislé na IS.
Informační systém umožňuje ze své podstaty reagovat na realitu, ale řízení této reality je dáno parametry, které IS těžko predikuje, jsou to např. takové skutečnosti jako vázanost práce na velké plochy nebo nutnost znalosti místních podmínek, legislativa ČR atd.
Představa o možnosti použít provozně-ekonomický IS obchodně-výrobní společnosti jako nástroj, který bude řídit ve smyslu, že bychom dokázali zadávat vstupní parametry a na jejich základě by byly generovány pracovní a technologické lístky, které určí kdo, kde, za kolik a jak bude pracovat, to si myslím, že je iluzorní. Na to jsou jiné poměrně složitější a finančně náročnější aplikační řešení, typu GIS a další predikční nástroje na rozhraní virtuální reality. Pro řízení jakékoliv organizace jsou však nutné informace a IS musí být schopen dodat informace v požadovanou dobu, ve správném tvaru a určitém místě.
Nicméně jsou záležitosti, které se dají řídit a ovlivňovat z centra - mzdy, evidence majetku, ekonomické analýzy. Předpokládáte proto určité zjednodušení organizační struktury?
Pokud by měla být ambice nového IS pouze v trendech řízení a ovlivňování evidencí majetku a mezd z centra, nebylo by zapotřebí měnit IS. Už dnes jsou některé lesní akciové společnosti, které i v původním pojetí IS a jeho použití byly schopny zkoncentrovat celou řadu činností, zefektivnit toky dat, oběhy dokumentů do podoby, kdy na divizních úrovních mají minimum účetně ekonomického personálu a agendy. Zkoncentrovaly celou řadu činností do specializovaných útvarů na ústředí a jsou schopny efektivně fungovat. Tady asi podmínění racionalizace práce tohoto typu informačním systémem není na místě.
Racionalizace práce jako taková je možná v daném oboru, pokud jsou k tomu provozní předpoklady. Úspěšně se to podařilo ve Forestě, LDP Vltava a několika dalších společnostech i v jiných uskupeních. Daří se to v celé řadě
dalších našich společností, kde připravují svou organizační strukturu tak, aby co nejpřesněji, nejlevněji a nejefektivněji popisovala a obhospodařovala daný region a zakázku. V podstatě každá společnost hledá zjednodušení organizační struktury, tak aby odpovídala zakázce, kterou realizuje. Základním předpokladem pro nalezení vhodného uspořádání je však stabilita zakázky.
Uvažujete o sjednocení organizační struktury jednotlivých společností v rámci celé EPKG?
Myslím si osobně, že určité zobecnění organizační struktury může být vhodné při respektování jistých specifik, která jsou pro dané regiony různá. Závisí to na tom, jestli společnost působí v uceleném regionu a zakázkách s homogenní porostní strukturou nebo naopak. Popřípadě je ovlivněna složitostí vlastnické struktury lesa nebo nedostatkem kvalifikovaných pracovníků. To všechno jsou aspekty, které významně ovlivňují organizační strukturu a ta se jim musí přizpůsobovat. Hledáme cestu, jak popsat detailně ten který region a snažíme se získat informace nejen o těžebním fondu, ale i o tom, jaké máme zdroje, tzn. jaká pracovní síla a výrobní prostředky se v regionu nachází. Teprve pak můžeme tuto skutečnost odrazit do organizační struktury. Dá se samozřejmě říct, že některé ekonomické agendy dostanou své umístění v organizační struktuře, na to ale máme doposud málo informací o použití nového IS. Jeho ověřovací provoz byl ukončen na konci dubna. Nový IS zatím funguje čtvrtý měsíc v lesních společnostech Lesy Krnov a TILIA-LDS. To je krátká doba na to, aby se samotní uživatelé dokázali zorientovat v možnostech, které jim práce v novém IS otevírá. Předpokládám, že na podzim tohoto roku budeme mít daleko komplexnější představu o tom, co všechno jsme schopni efektivně řešit s pomocí IS, které činnosti budeme podporovat významněji, které méně významně. Od roku 2001 budou nový IS využívat všechny lesní akciové společnosti a pohled, který získáme, bude z pochopitelných důvodů jiný. Naše cíle, předpoklady a očekávání od nového IS jsou jasné, na přesný odraz jejich reality si však ještě musíme počkat.
Děkuji za rozhovor, Jan Řezáč