INFORMAČNÍ SYSTÉM COMPEKON V LESNÍM HOSPODÁŘSTVÍ - II.
Martin Bubeníček - COMPEKON, s. r. o.
Pro řadu organizací je obchodní činnost hlavním aspektem podnikání. Většina výrobních podniků, nebo i organizací poskytujících služby, má vlastní obchodní oddělení. Obecně platí, že vyrobené zboží, potažmo nabízené služby, je nutné dobře a efektivně prodat. Efektivně v mnohých případech znamená s co nejmenšími náklady. Je již dávno pryč doba, kdy se o prodej “někdo postaral”. V současné době je nutné mít vhodné nástroje, které budou v maximální míře podporovat prodejní aktivity jednotlivých organizací.
ÚPLNÉ INFORMACE
Zákazník mnohdy požaduje velké množství informací k tomu, aby se rozhodl o koupi. Jde zejména o ceny, dodací podmínky, platební podmínky, informace o sortimentu, garancích atd. Jedná se o individuální požadavky, které nemůže žádná SW firma připravit dopředu. IS Compekon přišel s novou progresivní metodou - uživatelskou tvorbou polí v pořizovacích formulářích. Takže bude-li po vás klient žádat např. údaje typu nakládací stanice, typ balení, SPZ vozidla, čas nakládky apod., znamená to pro vás pouze přidání nových polí.
ON-LINE INFORMACE
Z praxe jednoznačně vyplynulo, že pokud nemá obchodník informace z dnešního rána, má velkou nevýhodu oproti konkurenci. Je jedno v jakém oboru podniká. Každý den je nutné sledovat stav financí, pohledávky, odsouhlasení smluv, informace ze stavu skladů, rezervace zboží, kurzy zahraničních měn, pohyb zboží u přepravců apod. Většina klientů postupem času zjišťuje, že je nutné častěji provádět aktualizaci dat. To je technicky náročné u rozsáhlejších společností s více místy pořizování dat. Z tohoto důvodu firma COMPEKON, s. r. o., zavrhla variantu replikací dat (dávkové přenášení dat mezi více místy) a od samotného počátku staví IS Compekon v technologii client/server jako systém on-line propojený mezi všemi místy pořizování dat. Tento způsob se mnohokrát vyplatil. Jestliže pracuje uživatel se systémem, kde dochází jednou za měsíc k sehrávání dat a následné analýze výsledků, vzniká zákonitě chybovost v samotných datech a mnohdy jsou zjišťovány zajímavé výsledky. Jak má ale finanční a obchodní manager rozvíjet svoji aktivitu, když neví, jaký je současný podnikový stav? Mnohá zajímavá rozhodnutí vznikají i mimo firmu, kde je nutné zajistit aktuální informace. To je bez technologie client/server a on-line propojení velice náročné a také i drahé. V zásadě platí toto: Data právě pořízená do systému jsou ihned přístupná pro jiné pracovníky. Je jedno, jestli se nacházejí v Praze, Olomouci, nebo na dovolené v Beskydech.
PŘEHLEDNÉ INFORMACE
Kromě on-line informací je nutné zajistit i patřičnou přehlednost. Některé systémy staví na tom, že mají X-úrovňová menu, mnoho odkazů na další operace apod. Výsledkem bývá dezorientovaný pracovník, který neví, co vlastně hledal. Z tohoto důvodu se vývojoví pracovníci snažili IS Compekon vytvořit jako přehledný systém, poskytující informace v přehledné podobě. V samotných pořizováních dat je možno listovat ve všech dříve pořízených datech, existují zde funkce, které nad těmito daty vytvářejí rychlé operativní sestavy (sumace, skupinování, řazení, třídění, výběry, hledání). Kromě toho existuje v každém modulu celý operativní aparát, disponující desítkami předdefinovaných sestav s možností jejich modifikace podle různých výběrových podmínek. Skoro každá informace zadaná v IS Compekon může sloužit jako výběrová podmínka. Vhodně nadefinovanými sestavami jednotliví pracovníci získávají potřebné přehledné sestavy.
MODUL ODBYT A JEHO NADSTAVBY
V tomto modulu se nachází většina důležitých funkcí potřebných pro zajištění obchodních aktivit každé organizace. Modul je členěn na několik částí:
- skladové pohyby (příjemky, výdejky, meziskladové převody),
- fakturace a dobropisy (tuzemská, zahraniční, zálohová, proforma),
- smlouvy a objednávky (odběratelské a dodavatelské),
- odbytové pokladny,
- výzvy (nadstavbový prvek určený pro reklamace přejímek),
- podpora vývozů (JCD, CMR, CIM),
- operativní sestavy.
Obchod s kulatinou a řezivem je v mnoha rysech stejný jako s jiným sortimentem. Přesto jsou zde určité zvláštnosti, např. přepočítávací koeficienty, které je dobré systémově zajistit. Snahou firmy COMPEKON, s. r. o., je automatizace zadávání prvotních dokladů. Je nevýhodné zadávat stejná data vícekrát. Proto byl detailně vypracován systém generování dokladů. V obchodní části je hlavním podkladem smlouva (viz obr. 1).
- Obchodník uzavře rámcovou smlouvu s odběratelem (zahraničním nebo tuzemským). Nasmlouvány jsou MJ a kvartální plnění. Může být zadána i definice sortimentu dříví, dále koncové ceny, dopravné atd.
- Z uzavřené smlouvy odběratelské lze generovat podle zadání jednotlivé dodavatelské smlouvy. Jsou zde informace o termínech, cenách, MJ apod.
- Obchodník vygeneruje z rámcových smluv i veškeré celní doklady (JCD, CMR, CIM atd.), které zašle dodavateli.
- Smlouvy jsou plněny průběžně. Důležitým faktorem je číslo vagónu, popř. SPZ vozidla. Pomocí těchto informací spolu s datem expedice je možné průběžné detailní sledování plnění jednotlivých kontraktů.
- Dodavatel provede expedici zboží koncovému odběrateli.
- Na základě dodavatelské faktury je proveden příjem na průběžný sklad. Přímo je generována i výdejka ze skladu.
- Na základě kupní smlouvy odběratelské je vystavena koncová faktura na odběratele.
- Odběratel provede přejímku zboží. Zde dochází u sortimentu dříví většinou k rozdílům. Dříví je expedováno v jiných MJ, než přebíráno u odběratele.
- Na základě přejímky (korektury) odběratelem se provede úprava na průběžném skladu a je vygenerován zápis o reklamaci dodavateli. Může se jednat o stav, kdy je požadována nová faktura nebo dobropis.
- V každém kroku jsou generovány účetní zápisy, které jsou dávkově přenášeny do modulu Podvojného účetnictví ke konečnému zpracování. Samozřejmostí je práce s jednotlivými kurzy a výpočet odchylek.
- V systému je zabudována přepočítací tabulka jednotlivých sortimentů dříví. Tím odpadá nutnost ručního výpočtu např. kubíků na prostorové metry apod.
Jak je vidět, jedná se o složitý koloběh mnoha dokladů, které jsou nutné pro správnou evidenci a následné operativní sestavy. V IS Compekon proto byly vyvinuty mnohé generované pohyby, které usnadňují práci a zamezují vzniku chyb.
Tím, že jsou evidovány veškeré pohyby (příjemky, výdejky, VFA, smlouvy odběratelské i dodavatelské) v jednom systému, není problém připravit libovolnou operativní sestavu. Důležitý je i fakt, že veškeré pohyby nesou údaj typu číslo smlouvy, což je důležitý faktor pro operativní sestavy a generované pohyby.
IMPORTY - EXPORTY DAT
Kromě generování je dalším krokem pro snížení pracnosti pořizování dat možnost importů (nutno i exportů). Importovat lze mnoho údajů. V IS Compekon je připravován nový submodul zaměřený na tyto činnosti. Je to důležité i z důvodů elektronického předávání dat v rámci různých organizací (o tom bude další článek). V okruhu distribuce dřeva je možné uvažovat o těchto údajích: smlouvy, faktury, dodací listy, číselníky.
Záleží na způsobu komunikace a předávání dat. V současné době probíhají jednání s LČR, HLDS, a. s., a jejími dodavateli o způsobu předávání dat v elektronické podobě. IS Compekon je na toto uzpůsoben. Je otestováno již několik způsobů a forem předávání dat. Velice zajímavé je např. předávání stěžejních dat v rámci holdingového uspořádání.
OPERATIVNÍ INFORMACE
Jednou z důležitých vlastností IS Compekon je možnost operativních výstupů z různých činností. Platí tedy, že je možné vytvořit mnohé sestavy. To není omezeno žádnými měsíčními předáváními dat. V režimu on-line pořizování dat jsou veškeré informace aktuální v daném čase. Velice důležité je i to, že čísla na sestavách lze doložit konkrétními doklady. Máme-li např. určitý objem fakturace k dané smlouvě, můžeme si vyhledat veškeré faktury, které je plnily. Totéž lze u skladových, pokladních a jiných pohybů (viz obr. 2). Sumární informace v účetnictví jsou věrným obrazem jednotlivých evidenčních knih. Pomocí operativních, popřípadě uživatelských sestav má management podniku v rukách mocný nástroj na analýzu podnikových ukazatelů. Taktéž je to průkazný nástroj na kontrolu správnosti zadávaných dat, styl práce podřízených pracovníků atd. Novým trendem i u lesních společností je postupné přijímání nových informací. Sestavy předkládané v papírové podobě jednou měsíčně jsou nepružným nástrojem pro rozhodování. Naopak informace jednou do systému zadané mohou mít různou formu výstupních sestav za libovolná období.
KALKULACE
Kalkulace patří mezi zajímavou funkci IS Compekon. Většina organizací má ucelený přehled o tom, co chce sledovat z pozice nákladů a výnosů mimo standardní nástroje účetnictví. K tomuto účelu vznikly kalkulace. Základním stavebním kamenem je definice kalkulačního vzorce. Zde jsou uvedeny jednotlivé položky pro sledování plnění. Jedná se zejména o detailní sledování nákladů, např. na cestovné, pořízení zboží, dopravné, mzdy apod. Dále je nutné plnit seznam kalkulací. Některé podniky nastavují zakázky tak, že se rovnají číslům smluv. Jinde se nastavují např. podle činností (pěstební, těžební apod.). Při pořizování dat v IS Compekon (příjemky, výdejky, faktury, objednávky, pokladní doklady atd.) je povinným polem i číslo kalkulace. Tak je zajištěn sběr potřebných dat v celém systému. Výsledkem je rozpad kalkulace podle nadefinovaného kalkulačního vzorce. K jednotlivým kalkulacím je možné přidávat i plánované hodnoty. Obecně platí, že hlavní informací jsou hodnoty v Kč. Taktéž je možné přidat i naturální ukazatel, např. kubíky. Operativa kalkulací umožňuje následné dynamické vytváření různých pohledů na zakázky. Je možné provádět sumování, grupování, výběry podle partnerů, období, hospodářských středisek apod. Finanční manager podniku jednoduchou sestavou vytváří zajímavé reporty pro podnikový management. Finální podoba může být i např. prostřednictvím MS Excelu ve formě tabulky, nebo grafu (viz obr. 3).
SHRNUTÍ
IS Compekon v návaznosti na obchodní činnosti patří mezi zajímavé řešení i v uplatnění u lesních společností. Výsledky z praxe jsou uspokojující. Při zvyšování objemu obchodní činnosti není nutné personální posílení. V případě dodržování určitých pravidel, bezproblémově fungují předdefinované pohyby. Taktéž je zajištěna prokazatelnost všech dat. Systém zpřehlednil množství údajů. Například u Hradecké lesní a dřevařské společnosti, kde byl postupně modul Odbyt upravován, došlo k podstatnému zefektivnění obchodních činností. Funguje návaznost na zpětné odkupy, porovnávání plánovaných objemů s jednotlivými realizacemi. Je zajištěno sledování plnění na územní jednotky. Takto získaná data slouží následně k potřebným analýzám budoucích obchodních aktivit. V současné době je nutné chovat se tržně za všech okolností. K tomu musí systém napomoci. Nezáleží na velikosti organizace, upotřebení komfortních funkcí je vhodné pro všechny společnosti. K tomu směřuje i obchodní politika společnosti COMPEKON, s. r. o.
Pro zájemce o bližší informace týkající se IS Compekon uvádíme spojení:www.compekon.cz, e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. , tel: 0641/22 52 62, fax: 0641/20 14 71. V případě bližšího zájmu provedeme prezentaci systému přímo ve vaší společnosti v dohodnutých termínech.