INFORMAČNÍ SYSTÉM COMPEKON V LESNÍM HOSPODÁŘSTVÍ - III.

Martin Bubeníček - COMPEKON, s. r. o.

Svět informačních technologií doznává v současné době významných změn. Mluví se o nástupu nové éry způsobu komunikace. Avizované změny nás přimějí lépe a ve větší míře využívat mobilních telefonů, internetu a globálního datového přenosu. Na tyto aspekty se nejvíce připravují firmy zabývající se telekomunikačními technologiemi, firmy vytvářející různé aplikace, státní aparát s novými zákonnými úpravami a v neposlední řadě i mnozí koncoví uživatelé. Budeme-li tedy v blízké budoucnosti chtít uspět na trhu, bude se od nás očekávat dostatečný přístup k novým změnám. V podstatě nebude rozhodující, o jakou technologii a způsoby půjde. Jedno je již teď jisté - bude nutné umět předávat a přijímat informace (respektive data) v elektronické podobě. K tomu je ale nutné mít odpovídající vybavení. Kromě patřičného HW vybavení také odpovídající podnikový informační systém.

V minulých číslech Lesnické Práce jsme vás seznámili s informačním systémem firmy COMPEKON, s.r.o. Tento systém je již koncipován tak, aby požadavky na elektronické přenosy dat splňoval. Nejedná se již jen o pouhé zasílání vybraných dat prostřednictvím e-mailu. To je pouze jedna z možností. Je nutné se uvědomit, že takto zasílaná data je nutné vždy připravit, což je někdy mnoho práce. Proto je snahou IS Compekon nabídnout uživatelům i jiné formy přenosu dat a jejich následné zpracování.

Každý z informačních systémů, který se řadí již do kategorie technologie client/server, by měl být konstrukčně schopný zvládnout tento problém. Bohužel ještě nejsou firmy připraveny používat u všech možných přenosů standardně navržených typů. Neexistuje zatím norma. Proto se vždy jedná o individuální pojetí, které má svá pro i proti. V otázce volby vhodného IS je tedy potřebné i zohlednit, jestli bude nutné (a asi v budoucnu ano) připravit se na komunikaci s okolními subjekty pomocí elektronického přenosu dat. Jestli je uvažovaný IS již na tuto skutečnost připraven, a jestli má nástroje alespoň pro okruh činností, které využíváme v každodenní praxi. IS Compekon patří mezi ty systémy, které se snaží v oblasti lesního hospodářství v co největší míře maximalizovat přenosy dat v rámci společností, které se na těchto činnostech podílejí. Jak to tedy může vypadat?

DATA URČENÁ K ELEKTRONICKÉMU PŘENOSU

V rámci všech možných přenosů je v podstatě napřed první nutné rozdělení: přenosy v rámci jedné společnosti (centrum/pobočky), přenosy v rámci holdingového uspořádání (různá centra), přenosy mezi organizacemi (jiné právní subjekty). Dále je samozřejmě nutný druh převodu, který teď pomíjíme. V závislosti na možnostech větší automatizace podnikových procesů je důležité, přenáší-li se data mezi společnostmi vlastnící stejný IS nebo mezi společnostmi vlastnící různý IS. To by v podstatě nebylo tak rozhodující, kdyby existovaly již zmíněné standardy pro vytváření struktur dat pro přenos a následné zapracování do systémů.

Na otázku, co je možné přenášet, existuje jednoduchá odpověď. Prakticky vše bez omezení. Mohou to být faktury, smlouvy, číselníky zboží, účetní dávky, informace z různých provozních systémů atd. Záleží pouze na programovém vybavení. Tento článek má ale za úkol popsat přenosy dat v rámci lesních podnikatelských subjektů, které ulehčují, zrychlují a zpřesňují práci všech pracovníků. Markantní přínos elektronických přenosů dat v rámci různých lesních a dřevařských společností je v těchto případech: kupní smlouvy (odběratelské i dodavatelské), faktury a dobropisy (vydané i přijaté), výzvy (zápisy o reklamacích), transportní doklady (JCD, CIM, CMR), dodací listy, číselníky (sortimenty dříví, zakázek apod.), reporty.

ZPŮSOB PŘENOSU

Navazuji na předchozí rozdělení. Uvažujme tu variantu, která přinese největší užitek - přenos dat v rámci společností vlastnící stejný IS (nebo společností, u kterých vzájemně spolupracují dodavatelé IS). V takovémto případě je nutné pouze přenášet smlouvy a faktury. Vše ostatní je již generováno. Diagram na obrázku č. 1 zachycuje příklad u prodeje dříví prostřednictvím obchodníka.

1. Obchodník uzavře smlouvu s dodavatelem. Tato smlouva je elektronicky předána dodavateli. V IS Compekon je smlouva brána jako

základní stavební prvek pro obchodování. Smlouvy jsou rámcové, kvartální, roční, jednorázové. Hlavním smyslem smluv je zachycení všech důležitých údajů potřebných pro ostatní druhy dokladů (příjemky, dodací listy, faktury).

2. Dodavatel importuje smlouvu s odběratelem. Dojde k překonvertování polí typu: dodavatel, odběratel, částky, dodací podmínky atd. Tímto krokem je vytvořena obdobná smlouva i u dodavatele. Důležité je, že jsou zde totožné údaje v elektronické podobě jako v IS u obchodníka.

3. Dojde k překonvertování rozdílných číselníků (zakázky, sortiment, kvality atd.). Z praxe vyplynulo, že je nutné zajistit převodové můstky pro některé číselníky. Názor, že většina lesních společností používá stejné číslování např. dřevin, je mylný.

4. Obchodník předá tranzitní doklady (nebo jsou generovány z přenesených smluv). V podstatě je možné nechat si potřebné dokumenty vygenerovat z importované smlouvy. Je ještě nutné vyřešit otázku, kdo dané dokumenty potvrdí.

5. Dodavatel vyexpeduje dříví ke koncovému odběrateli. Vše je již pod hlavičkou obchodníka.

6. Dodavatel vygeneruje ze smlouvy výdejku a fakturu na obchodníka. Tímto krokem má dodavatel splněnu svoji povinnost a čeká na přejímku (+ následné dorovnání).

7. Dodavatel elektronicky předá vydanou fakturu obchodníkovi. Faktura je generována z IS. Opět je důležitá vazba na smlouvu.

8. Obchodník přijme fakturu a vygeneruje příjemku na sklad (poté i výdejku), došlou fakturu za zboží, popř. zvlášť i za dopravu.

9. Po provedení přejímky zboží u zahraničního odběratele následuje generování výzev (zápisy o reklamaci). Tyto zápisy jsou elektronicky předány dodavateli. Zápisy o reklamaci jsou velice častým jevem. Je to hlavně způsobeno tím, že je používáno jiných jednotek a měření při přejímce zboží u koncového odběratele a místem zasílání. Z tohoto důvodu je v IS Compekon zakomponována přepočítací tabulka, kdy je možné zadávat hodnoty v různých měrných jednotkách podle různých druhů sortimentů dříví.

10. Dodavatel vygeneruje opravu skladových pohybů a konečnou fakturu/dobropis obchodníkovi. Tímto krokem definitivně končí tato obchodní transakce z pohledu dodavatele. Samozřejmě úplným závěrem je příjem peněz na bankovní účet. Tento krok, který je v podstatě nejdůležitější, je již plně automatizován v IS.

11. Obchodník vygeneruje opravu skladových pohybů a došlou fakturu/dobropis. Tímto krokem končí obchodní transakce i pro obchodníka. Samozřejmě také čeká na příjem peněz.

Důležitým bodem je skutečnost, že obchodník i dodavatel vedou zboží na skladě. Na pozadí je nastaveno automatické účtování o skladových pohybech. Proto je nutné zajistit export, nebo generování příjemek, výdejek, opravných příjemek a výdejek, meziskladních převodů.

V ČEM JE ÚSPORA

Jak je z předešlého odstavce patrno, nejedná se již o prostý přenos dat, ale i o způsob následné generace nových dat. Nabízené řešení má řadu výhod:

- Je zaručena 100% ochrana dat před možným zneužitím. Data jsou přenášena v několika různých typech souborů. Je možné i přímé napojení prostředky databáze a přenos v rámci tabulek.

- Dochází k maximálnímu zkrácení doby odeslání a přijetí patřičných dokumentů. V ten den, kdy dodavatel odešle zboží koncovému zákazníkovi, má obchodník všechny dokumenty ve svém informačním systému.

- Při vzájemné dohodě lze zrušit klasické zasílání některých dokumentů poštou, příp. stačí zaslání ve zvoleném termínu.

- Jsou v max. míře zkráceny doby na splatnostech faktur. Nečeká se, až dojde faktura klasickou poštou. Nedochází k jejich ztrátě.

- Jsou sjednoceny informace u všech subjektů. Obchodník i dodavatel mají stejné nástroje na analyzování dat. Vidí plnění nasmlouvaných objemů kubíků i Kč.

- Hlavním aspektem je snížení ruční práce pracovníků při typování dokladů a minimalizování chybovosti. Tím, že jsou striktně používány smlouvy, je prakticky vyloučena chyba operátora při typování položek. Tyto položky jsou totiž generovány.

CO SE PŘIPRAVUJE

V minulém článku byla letmá zmínka o tom, že LČR ve spolupráci s HLDS, a. s., připravuje podklady pro vyhotovení norem pro elektronické předávání dat v rámci společností působících v lesním a dřevařském rezortu. Jedná se o nelehký úkol, kdy je nutné vytvořit podmínky pro mnoho informačních systémů, které jsou dodnes používány. U systémů působících na bázi DOSu bude mnohdy nemožné tuto funkci zajistit. Taktéž SW, které nemají patřičné zázemí v programátorském vývoji, budou odkázány ke stagnaci. To samozřejmě již vyplývá z obecného trendu uvedeného v úvodu článku. V oblasti informačních technologii je nutné zabezpečit vývoj podnikového systému neustále. Co bylo dostačující před rokem, je nevyhovující dnes a nepoužitelné příští rok. Dobrý IS musí být schopen růstu s požadavky svých uživatelů. Mylný je názor, že mám-li dnes něco programově ošetřeno, bude to stačit napořád. Vše by mělo směřovat k ulehčování práce uživatelů IS. Proto je v maximální míře vítána snaha na zavedení tolik potřebných norem pro elektronické přenosy dat. Nejedná se o nic převratného. Např. v automobilovém průmyslu nemají šanci drobní dodavatelé, kteří nejsou na tento způsob obchodu připraveni. Lesní hospodářství má svoji charakteristiku, ale obchod je ve všech odvětvích stejně neúprosný.

NÁZORY Z PRAXE

Na to, proč se uvažuje o zavedení elektronického přenosu dat v obchodním styku, jsme se zeptali pana Ing. J. Ekarta, správce IS ve společnosti LESS, a. s.: “Otázka rozhodnutí o zavedení elektronického přenosu dat mezi společností LESS, a. s., a jejími dodavateli a odběrateli pramení z hlubších kořenů. Naše společnost v minulém roce intenzivně vybírala nový IS. Stávající IS na bázi DOSu jsme již považovali za překonaný a v důsledku našich představ za nevyhovující. Naše společnost se zabývá jak těžební, tak i pěstební činností, školkami, dopravou atd. Jedná se o mnoho činností, které je nutné zautomatizovat a efektivně řídit. Nejdůležitější činností je bezesporu obchod. Proto jsme dali při výběru vhodného IS na referenci u největší obchodní společnosti v ČR - HLDS, a. s. Z počátku jsme uvažovali o zahraničním systému typu SAP. Po zjištění některých skutečností jsme ale dospěli k závěru, že by se jednalo o nepřiměřenou investici. Tak, jak tomu bývá u mnoha podniků, výběr trval dlouho, ale implementaci jsme požadovali v krátkých termínech. A to bez firmy působící na českém trhu a disponující potřebnými programátorskými kapacitami nebylo možné.

V současné době jsou již zavedeny všechny funkce, které pro svoji činnost potřebujeme. Samotní pracovníci se již obeznámili s možnostmi nového IS. Tak, jak se otevřely možnosti na nové vylepšování, otevřel se i náš pohled na to, co by bylo výhodné. Naše společnost neustále rozšiřuje své obchodní aktivity. Hlavní snahou je neúměrně nezvyšovat i potřebné personální zdroje. V elektronickém přenosu dat vidíme velkou úsporu práce a času. V současné době již máme zkušenosti se vzdálenou správou IS, komunikací pomocí Internetu, předáváním zpráv a úkolů. Počítáme s tím, že ve velice krátkém čase nahradíme klasickou poštu a ruční zadávání dat elektronickými přenosy. K tomu nám bezesporu nejvíce pomůže náš informační systém a ochota partnerů, se kterými obchodujeme.

Ve všech odvětvích průmyslu se brzy projeví náskok firem, které včas zachytí nástup nových progresivních informačních technologií a připraví si firemní informační systém, organizační strukturu a způsob výměny obchodních informací se svými tradičními partnery v souladu s dnešními trendy. Toto se týká i tak tradičních odvětví, jako je lesnictví a dřevařství. Studenti na odborných středních i vysokých školách se již učí nové technologie používat a s jejich příchodem do soukromého i státního sektoru nastává čas změn zacházení s informacemi i jejich získávání."

JAK VYBRAT VHODNÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM

Jak je patrno z předešlého odstavce, je výběr vhodného informačního systému nelehký úkol. Firma COMPEKON, s. r. o. patří na českém trhu k málo firmám, které vyvinuly ryze český IS v technologii client/server s možností instalace na různých platformách operačních systémů i databází. Tento IS je již řadu let implementován u různých společností. Z mnohých výběrových řízení se dozvídáme různé anabáze, kterými zákazníci projdou, než si systém vyberou. Proto na závěr tohoto článku dovolte několik postřehů a rad pro výběr vhodného IS.

Koncového uživatele mnohdy nezajímá, co se skrývá pod množstvím souborů, které se nazývají informační systém. Uživatel potřebuje zabezpečení svých potřeb za co nejpřijatelnějších finančních a technických podmínek. Je možné pořídit zahraniční systém, který bezesporu obsahuje funkce potřebné pro dané využití. Český podnik ale stále dobře uvažuje o měřítku cena/výkon. Proto je nutné vždy před výběrem vhodného informačního systému zvážit tyto body: 1. Jedná se o systém zahraniční, nebo tuzemský? 2. Má již funkční a v provozu zaběhlé ty funkce, které od systému potřebujeme? 3. Má dodavatel systému dostatek kvalifikovaných pracovníků pro zvládnutí řešení všech požadavků? 4. Je možné žádat o specifické programové úpravy? 5. V jakých termínech je dodavatel schopen plnit zadané požadavky? 6. Jsou ceny za pořízení a služby v Kč, nebo DEM?

Poslední bod je možná brán s úsměvem, ale slouží mnohdy právě k porovnání otázky cena/výkon. Např. používáme MS WORD. Běžný uživatel využije jen zhruba 4-10 % funkcí. Zaplatí ale v podstatě za všechny funkce i když ví, že nikdy nemůže dosáhnout 100% využití. Stejný princip platí i u většiny zahraničních systémů (např. SAP, BAAN), které jsou mnohdy na pořízení a provoz o 300-500 % dražší než systémy české. Všem je známý jejich rozsah využití a možností rozvoje. Bohužel, mnohdy uživatel potřebuje něco specifického, co mu žádný systém v základním provedení nemůže nabídnout. Takže zbývá programování na zakázku, kde platí bod 6 - za Kč, nebo DEM? Rada na závěr pro výběr vhodného IS: Posuzujte reálně, co potřebujete a co vám firma nabízí. Obrázky a příjemné slovo je krásné, ale ukázka funkčnosti při prezentaci je nutná.