UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ V HLAVNÍM ARCHIVU STÁTNÍHO PODNIKU LESŮ ČESKÉ REPUBLIKY
Libuše Jaklová - s. p. Lesy ČR, Hradec Králové
Jen malou částečku novodobé historie českých, moravských a slezských lesů střeží pracovníci hlavního archivu Lesů České republiky, s. p., neboť historie lesů je mnohem starší, než kam lidská paměť sahá. Státní podnik Lesy České republiky, Hradec Králové (dále LČR), byl založen MZe ČR k 1. 1. 1992.
ZALOŽENÍ ARCHIVU
Rok po vzniku LČR byl v sídle ředitelství LČR založen hlavní archiv LČR. Kapacita úložného prostoru činí 1620 bm. Hlavní archiv řídí spisovou službu v rámci celého podniku. V roce 1993 bylo zřízeno 152 spisoven, které zajišťují ochranu písemností. Vlivem procesu navracení majetku se jejich současný počet snížil na 117 (17 oblastních inspektorátů, 87 lesních správ, 5 lesních závodů, 1 semenářský závod, 6 oblastních správ toků a Agentura Fondu obnovy lesa Teplice). Vedoucí příslušných úřadů či organizačních jednotek jmenovali pracovníky, kteří jsou pověřeni vykonáváním spisové a archivní služby. Spisovny jsou ředitelstvím kontrolovány. Kontrole je vždy přítomen vedoucí úřadu či organizační jednotky, pracovník, který je pověřen provádět spisovou a archivní službu, a pracovník provádějící kontrolu (buď vedoucí hlavního archivu, nebo některý z pracovníků kontrolního odboru ředitelství). K zápisu o kontrole je používán předtištěný protokol ve formě testu. Jeho výhodou je nejen urychlení kontroly, ale i to, že hledisko na hodnocení všech spisoven je vždy stejné.
PŘEDÁVÁNÍ, UKLÁDÁNÍ A SKARTACE PÍSEMNOSTÍ
Písemnosti jsou z registratur do spisoven předávány již rozdělené na “A” - dokumenty trvalé hodnoty = archiválie, a písemnosti s omezenou životností - “S”. Pro písemnosti skupiny “A” je vypracováván samostatný protokol, rovněž tak na písemnosti skupiny “S” je vypracováván samostatný protokol. Ukládání písemností je oddělené. Ve spisovnách vzniká samostatná evidence archiválií a samostatná evidence písemností skupiny “S”. Písemnosti skupiny “S” se ukládají ve všech spisovnách podle útvarů chronologicky.
Poněkud netradiční a pracovně náročný, ale důležitý pro odpovídající postavení archivu ve fungujícím podniku, je způsob ukládání archiválií v našem hlavním archivu. Písemnosti skupiny “A” zařazujeme přímo při přejímce podle útvarů a spisových značek chronologicky. Archivní materiál je ihned pořádán a zpřístupněn příslušným pracovištím podniku. Spisová značka není náhodně zvolené číslo, ale kód, který je využíván při počítačovém zpracování. Podle číselného uspořádání v kódu zjistíme, zda se jedná o písemnost skupiny “S”, nebo “A” a název písemnosti podle platného “Spisového a skartačního plánu LČR, s. p.”. Již od roku 1994 využíváme při práci s počítačem vlastní archivní program. Je nám pomocníkem od přejímky písemností, přes jejich evidenci, uložení, až po vyhledávání.
V archivním programu jsou vytvářeny předávací protokoly “A”, “S”, štítky na kartony, tiskové výstupy podle různých kritérií. V programu je i výběr písemností, které mají být v daném roce skartovány. Vytvoření příslušného programu předcházelo vypracování a schválení “Spisového a skartačního řádu LČR, s. p.”, který je kompatibilní s archivním programem. Při tvorbě přílohy “Spisový a skartační plán LČR, s. p.” jsme zcela respektovali složitou organizační strukturu LČR, s. p. Každý stupeň organizačního členění má v tomto plánu svoji rubriku, v níž jsou uvedeny písemnosti, které vytváří či zpracovává. Spisové značky, názvy písemností, skartační znaky a skartační lhůty nejsou zaměnitelné s jiným útvarem, oddělením, odborem apod.
Ke každému názvu písemnosti je přidělena spisová značka, skartační znak, u písemností skupiny “S” je uvedena i skartační lhůta. Skartační znak “V” se v dané směrnici příliš nevyskytuje. V novele přílohy “Spisového a skartačního řádu LČR, s. p.”, kterou chystáme v roce 2000, by se skartační znak “V” neměl vyskytovat téměř vůbec. Významnou přílohou “Spisového a skartačního řádu LČR, s. p.” je “Archivní plán LČR, s. p.”. Přehledné vypracování seznamu písemností, které mají trvalou hodnotu, umožní snadnější ochránění spisů již při jejich vzniku. Archivní plán je hojně využíván při předávání písemností do archivu. Velmi potřebná je příloha “Využívání spisových značek”. Je zde uveden číselník organizačních jednotek včetně vysvětlení využívání kódu při psaní korespondence. Dalšími informativními přílohami jsou “Skartační návrh”, “Skartační seznam”, “Seznam základních předpisů o uspořádání spisové a skartační služby”, “Ochrana archiválií vzniklých před transformací státních lesů do roku 1992”, “Rozdělení písemností z rušených organizačních jednotek”.
PONECHÁVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ V PROVOZU
Provozní potřeba některých archiválií je u lesních správ a lesních závodů přímo závislá na době, po kterou les roste. I oblastní správy toků si musí ponechávat evidenční složky jednotlivých toků stále ve svých registraturách. K předání do hlavního archivu může dojít, až tyto archiválie nebudou provozně potřebné. Dané archiválie ale musí být evidenčně podchyceny, aby nedocházelo k jejich zmizení. Pro tuto situaci je ve “Spisovém a skartačním řádu LČR, s. p.” vypracována metodika - evidence pozastavených archiválií. Tento poněkud složitý systém umožní příslušnému pracovníkovi ponechání archiválií po dobu provozní potřeby. Pracovník, který si z provozních důvodů potřebuje ponechat archiválii ve své registratuře déle než 3 roky, sepíše s pracovníkem spisovny tzv. “Soupis pozastavených archiválií”, ve kterém uvede archiválie, které nadále potřebuje ke své činnosti (= pozastavené archiválie). Vlastnoručním podpisem potvrdí, že přejímá zodpovědnost za uvedené archiválie, a že je ochrání před poškozením, ztrátou a zcizením. V případě, že dojde ke změně pracovníka, je povinen vedoucí organizační jednotky dohlédnout na řádné předání písemností do hlavního archivu, nebo na přepsání zodpovědnosti za pozastavené archiválie na nastupujícího pracovníka.
EVIDENCE ARCHIVÁLIÍ
Abychom měli přehled o situaci v archivní a spisové službě na všech organizačních jednotkách LČR, vede hlavní archiv evidenci archiválií. Do této evidence jsou zahrnuty archiválie předané do hlavního archivu LČR v Hradci Králové i archiválie pozastavené. Tato evidence je podložena řádně vyplněnými a podepsanými předávacími protokoly “A”, nebo “Soupisy pozastavených archiválií”. Až na základě této evidence archiválií mohou být povolovány skartace písemností skupiny “S”.
DALŠÍ SLUŽBY
Mimo archivní a spisové služby v rámci celých LČR zajišťují pracovníci hlavního archivu ještě zpracování odborných periodik, technických norem a chod technické knihovny. Do hlavního archivu přichází pravidelně 22 odborných periodik z oboru lesnictví a příbuzných oborů, např. “Lesnictví”, “Lesnická práce”, “Myslivost” atd.
Zaměstnanci LČR mohou nahlížet do aktualizovaných vybraných řad technických norem z oboru lesnictví, dřevozpracujícího průmyslu, navrhování a provádění staveb, vodního hospodářství a vybraných norem, týkajících se bezpečnosti práce a požární ochrany. Technická knihovna, jejíž chod a doplňování rovněž zajišťujeme, čítá v současné době 1630 odborných publikací z oboru lesnictví, myslivosti, biologie a ochrany přírody. Obsahy odborných periodik, seznam norem a přehled odborných publikací jsou přístupné na počítačové síti našeho podniku.
LESNICKÉ PAMĚTNÍ KNIHY
Samostatným oborem v rámci činnosti vedoucí hlavního archivu LČR je řízení psaní lesnických pamětních knih na všech lesních správách, lesních závodech, oblastních správách toků a na semenářském závodě.
Historie psaní lesnických pamětních knih sahá až do 18. století. Lesní kroniky či lesnické paměti byly psány u panských i církevních lesů a některé z nich se dochovaly až do dnešních časů. Lesnické pamětní knihy či lesní kroniky byly psány z vůle panovníka. Psával je vždy velmi vysoce postavený úředník, většinou ve zralejším věku, někdy až po skončení služby. Psaní lesnické pamětní knihy či lesní kroniky podléhalo dané osnově, a tak je tomu i do dnešní doby. Osnova pro psaní lesnických pamětních knih prošla od počátků mnoha úpravami. Poslední velká úprava byla provedena v roce 1993. Osnova pro psaní lesnických pamětních knih je složena ze šestnácti kapitol. Podle těchto kapitol píší současní autoři svůj díl lesních pamětí. Lesnickou pamětní knihu píše vedoucí organizační jednotky, nebo jeho zástupce. Napsání pamětní knihy bylo vždy náročné a je tomu tak dodnes.
Jedna kniha zahrnuje paměti po dobu trvání platnosti jednoho lesního hospodářského plánu, což je doba deseti let. Aby paměti nebyly poplatny změnám v myšlení lidí či běhu času, tedy aby byly co nejobjektivnější, píší autoři své záznamy do jednotlivých kapitol každoročně. Roční pamětní záznamy v jednotlivých kapitolách mají své vlastní stránkování. Po jejich složení zachycuje každá kapitola co nejpravdivěji informace za období deseti let v dané problematice, týkající se hospodaření v lese či života lesníků. I když jsou roční pamětní záznamy pečlivě kontrolovány komisí po stránce úplnosti a odbornosti, je každý pamětní záznam specifický a neopakovatelný. Je v něm zachována část osobnosti autora.
V současné době píší autoři pamětní knihy ve trojím originálním vyhotovení. Jedna lesnická pamětní kniha zůstává na organizační jednotce. Roční pamětní záznamy jsou pravidelně zasílány k uložení do hlavního archivu LČR a do Hluboké nad Vltavou do loveckého zámku Ohrada, kde sídlí Národní lesnické muzeum pro lesnictví, myslivost a rybářství. Tímto by mělo být zabezpečeno zachování informací o lese i příštím generacím lesníků. Je dobré, že navzdory historickým změnám, se píší lesnické pamětní knihy dále.