LESY SR menia celý systém riadenia

Cieľ: Rovnováha medzi potrebami lesa a zákazníkov

Lesnická práce uverejnila v č.6/2006 rozhovor s generálnym riaditeľom š. p. LESY SR Ing. Karolom Vinšom s titulkom „Státní lesy na Slovensku se mění.“ Za uplynulých šesť mesiacov prešiel štátny podnik ďalšími zmenami, na ktorých sa významnou mierou podieľala expertná skupina Transform z Olomouca. Išlo o nastavenie a preškolenie pravidiel jednotnej sortimentácie porastov na stojato a vývoj a implementáciu novej softwarovej podpory procesu plánovania ťažieb a predaja dreva. K. Vinš sa na margo využívania nového softwaru vyjadril, že tento systém práce s informáciami z lesníckej dokumentácie zásadne mení celý systém riadenia, organizácie a plánovania podniku. On sám považuje začiatok využívania nového softwaru za prelomový krok. O tomto produkte Transformu, ale aj o takmer dvojročnom pôsobení špecialistov spoločnosti v procese reštrukturalizácie a transformácie š. p. LESY SR, ktorí sú pri všetkom dôležitom v plánovaní a implementovaní zmien v organizácii a riadení práce, sme hovorili s jedným z jej spolumajiteľov Petrom Balejom.

- V čom spočíva prínos produktu vášho tímu, ktorý má pre LESY SR tak zásadný význam?

Nový software funguje ako efektívny nástroj automatizovaného spracovania a kontroly dát zo všetkých odštepných závodov. Ale čo je ešte dôležitejšie, po vyhodnotení očakávaných nákladov na ťažbu v danom poraste a očakávaných výnosov z predaja dreva umožní práca so softwarom štátnym lesníkom rýchlo posúdiť efektivitu ťažby a usmerniť ju podľa požiadavky konkrétneho zákazníka. Takto sa podarí v praxi naplniť od začiatku jasne zadefinovaný strategický cieľ Lesov SR – dosiahnutie vyváženého vzťahu medzi potrebami lesa a požiadavkami odberateľov dreva.

- Spomenuli ste software, do ktorého zadávajú údaje jednotlivé odštepné závody. Pracujú ale v zásade s rovnakými postupmi ako pracovali doteraz. Základ tvorí prvotná sortimentácia na stojato, nadväzuje na ňu úplný plán ťažieb v štruktúre úplnej sortimentácie dreva a napokon plán tržieb a nákladov za drevo. V čom spočíva zmena v práci s týmito informáciami?

Dnes majú štátni lesníci na rozdiel od nedávnej minulosti k dispozícii presné, jednotne štruktúrované a metodicky správne previazané dáta, a v porovnaní s doteraz používanou excelovskou tabuľkou je práca s novým softwarom neporovnateľne rýchlejšia. Manažérom na závodoch i generálnom riaditeľstve umožňuje on-line prístup k informáciám o stave plánovania a realizácie ťažieb na lesných správach a odštepných závodoch. To znamená reálne poznanie disponibilných zdrojov dreva až po úroveň porastu a následne pre manažment možnosť účinného controllingu celého výrobno-obchodno-logistického systému. Je to určite revolučná zmena. Umožní štátnemu podniku nielen hospodáriť plne v súlade s pravidlami a kritériami trvalo udržateľného obhospodarovania lesov, ale prispeje aj k eliminácii rôznych nekorektných postupov. Dnes zavádzame do praxe úplne nový systém, ktorý prinesie celkom novú prevádzkovú kvalitu ako výsledok jednotne špecifikovanej metodiky a novej informačnej podpory. Vo svojom dôsledku pôjde aj o zásadné zvýšenie produktivity práce.

- Majú nový software k dispozícii a vedia s ním pracovať nielen na ústredí podniku, ale aj na odštepných závodoch?

Nový systém sa nám podarilo implementovať do praktického života už v procese jeho tvorby postupným zapojením logistikov na odštepných závodoch do jeho plnenia požadovanými dátami. Je to typický príklad mimoriadne efektívneho zaškolenia zodpovedných pracovníkov, v angličtine označovaného „training on the job“, ktoré výrazne skracuje čas od nábehu po implementáciu nového systému. Dnes je preto realitou softwarová podpora procesu plánovania s reálne naplánovanými dátami na rok 2006.

- Jednotná sortimentácia na stojato a poznanie reálnych zdrojov dreva v lese - prečo mali prioritu v riešení práve tieto časti systému?

Sortimentácia na stojato, jednotne spracovaná na všetkých odštepných závodoch, bola nevyhnutným predpokladom na to, aby sa s dátami z nej dalo súhrnne pracovať a aby boli základným kvalitným vstupom do celého systému plánovania a následného zabezpečovania ťažby, predaja i nákupu služieb. Treba si uvedomiť, že v štruktúre š. p. LESY SR je 26 odštepných závodov a všetky tieto závody vytvárali prehľad o zdrojoch špecificky podľa vlastných podmienok. Teraz sú ale stanovené jasné pravidlá, jednotné pre všetkých, takže dnes už pri spracovaní týchto informácií dokážeme počítať so známymi a typovo rovnakými odchýlkami.

- Výrobno-obchodno-logistický systém - to je na jednej strane korektné zmapovanie zdrojov dreva v porastoch, na strane druhej poznanie požiadaviek zákazníkov a poznanie zákazníkov samotných. Niekde v strede sa nachádza pozícia logistika, ktorý je koordinátorom potrieb a možností lesa a dopytu po jednotlivých sortimentoch. O jednom póle ste už hovorili, ako je rozpracovaná problematika práce so zákazníkmi?

LESY SR sú špecifické predmetom svojho podnikania aj poslaním, ktoré majú v trvalo udržateľnom hospodárení a plnení verejnoprospešných funkcií. Napriek tomu sa principiálne nelíšia od iných firiem. Preto nám v prvom rade ide o zavedenie štandardných manažérskych mechanizmov, ktoré umožňujú riadiť s vysokou mierou predvídateľnosti výsledkov manažérskych rozhodnutí. Čo sa týka samotnej problematiky práce so zákazníkmi, je prirodzené, že každá firma si stráži dobrých zákazníkov. Existujú overené spôsoby a mechanizmy, ako sa korektne dohodnúť s odberateľmi na obojstranne vyhovujúcich obchodných vzťahoch a na pravidlách, ktoré platia pre obidve strany pri výskyte problémov. Tieto mechanizmy sa nám v podmienkach LESOV SR podarilo vyprojektovať do celého obchodno-predajného vzťahu a v súčasnosti ich začíname postupne aplikovať v praxi.

Základom je implementácia systému plánovania do praxe a zaistenie náväznosti výrobného a ťažobného plánu na plán predaja. Od toho sa odvíjajú presné a včasné dodávky drevnej hmoty odberateľovi. To je iba jeden prvok. Ďalším prvkom z mnohých je zmluvný systém a jeho parametre. Napríklad zavedenie určovania bonity klienta a zabezpečovacích nástrojov, ktoré zabránia výrazným nárastom pohľadávok po lehote splatnosti.

- Zatiaľ nebol vybraný dodávateľ nového ERP (základný ekonomický balík s modulmi finačného riadenia, skladov, fakturácie, pokladne, atď.- pozn. autora) informačného systému pre LESY SR. Do akej miery vás obmedzuje táto skutočnosť v projektovaní zmien systému riadenia?

Každý poradca si praje, aby mal vo firme, pre ktorú pracuje, k dispozícii prakticky ihneď výkonný, integrovaný a spoľahlivý informačný systém. V praxi a predovšetkým pri veľkých reorganizáciách je to často nereálna predstava. Veľmi časté je, že proces výberu nového informačného systému trvá relatívne dlho. Nový informačný systém je totiž odborne a investične veľmi náročná oblasť nákupu.

Aj v Lesoch SR bolo od začiatku vysoko pravdepodobné, že do optimálne určeného termínu výberu dodávateľa nového informačného systému sa nepodarí dodávateľa vybrať. Rozhodovanie o nákupe optimálneho informačného systému, spĺňajúceho dlhodobé potreby a nároky lesníckej výroby nie je vôbec jednoduché. My sa dnes snažíme vyprojektované systémy a pravidlá, ktoré sme si určili, podporiť informaticky aspoň tak, aby požadovanú informatickú podporu dostala veľká časť zmien. Aby sme jednoducho mali v medziach možností k dispozícii smerodajné, kvalitné, včasné, hodnotné a predovšetkým použiteľné dáta pre systém riadenia.

Spomenuli ste prínos nového systému, ktorý spočíva aj v jeho schopnosti prispieť k eliminácii nekorektných postupov zamestnancov podniku i jeho klientov.

Ak je manažérsky informačný systém dobre nastavený, efektívne podporuje procesy a všetky systémy riadenia sú navzájom správne dátovo previazané, tak všetky potrebné informácie na eliminovanie, resp. korigovanie nekorektností v sebe skutočne má. Musia však byť veľmi dobre vybrané ukazovatele a parametre. Tie v prípade, že realita nezodpovedá očakávaniam, umožnia manažérovi veľmi rýchlo analyzovať príčiny a nájsť pôvod nezhody medzi tým, ako to je a ako by to malo byť. Informačný systém sám o sebe problém nevyrieši, ale upozorní na nesúlad dát. Záleží len na manažérovi, aby bol schopný nekorektnosť v systéme rozpoznať a prijať opatrenia. To platí napríklad i o pohľadávkach po lehote splatnosti.

- V akom štádiu je v súčasnosti projekt optimalizácie riadenia a implementácie súvisiacich zmien v LESOCH SR?

Na začiatku roku 2004 bolo v princípoch dohodnuté, ako ďalej v oblasti pestovania lesa, ťažby, logistiky dodávok dreva, ekonomicko-finančnom systéme, v systéme hodnotenia výkonnosti jednotlivých organizačných zložiek, v plánovaní pestovnej i ťažobnej činnosti, čo s poľovníctvom, s turizmom a chatami, ako ďalej s chovom koní, s chovom zubrov, s lesnými škôlkami a celkovo so špecializovaným závodom Semenoles, a tak ďalej. Toto všetko je dnes prediskutované a vlastne aj vyprojektované vo forme funkčných návrhov.

V súčasnosti sú postupne dokončované detailné realizačné projekty. A niektoré z nich sú už vo fáze plošného zavádzania do každodennej praxe. Závody prešli na jednotnú vnútornú štruktúru. Všetko je teda pripravené tak, že môžeme zásadne skvalitňovať systémy riadenia. Prioritne ide o systém plánovania, sortimentácie, výroby, predaja, nákupu lesných služieb a to vo všetkých súvislostiach, ktoré boli vyprojektované.

Naším cieľom bolo od začiatku nielen popísať a odporučiť LESOM SR progresívne zmeny, ale aj výrazne napomôcť pri ich zavádzaní do praxe. Cítime sa spoluzodpovední za reálne výsledky systémových zmien, nielen za „papierové“ odporúčania. Táto filozofia sprevádza našu prácu od vzniku expertnej skupiny v roku 1990.

- Ako máme rozumieť tomu, že ste museli popísať zmeny?

Zoberme si pár príkladov. Potrebovali sme detailne poznať a popísať štruktúru funkcií a narazili sme na viac ako 470 rôznych kumulácií funkcií. V procesoch sme celkovo museli popísať 33 hlavných skupín činností a procesov, vyše 300 základných procesných radov a 7500 činností v rôznych náväznostiach.

Bolo také potrebné definovať základné všeobecné štruktúry nakupovaných komodít, špecifikovať číselníky obchodných partnerov - dodávateľov služieb a materiálno-technického zabezpečenia. K tomu sú potrebné dáta. Buď ich máte k dispozícii už analyzované a vhodne štruktúrované, alebo si ich musíte analyzovať a štruktúrovať. A v tomto prípade išlo aj o fyzické prejdenie si tisíciek faktúr v textovej podobe. Každý, kto rozumie tvorbe databáz a textových analýz si vie predstaviť, že zobrať si faktúru po faktúre, analyzovať si predmet faktúry, indexovať ho a nakoniec z týchto informácií vyabstrahovať typovú štruktúru nakupovaných materiálov, predstavuje obrovský objem práce.

- Hovorili ste už o popisoch tisícok činností, vykonávaných v LESOCH SR. Ako ste využili nadobudnuté informácie pri projektovaní zmien?

Na začiatku sme dostali rozsiahlu úlohu, mali sme k dispozícii obmedzený čas a limity čo sa týka ľudského potenciálu. Berúc do úvahy túto východiskovú situáciu, bola jediná cesta ako uchopiť tento problém. Tá sa nám osvedčila aj u iných firiem, pre ktoré sme pracovali. Popísali sme základné väzby a základné vzťahy v tej najpochopitelnejšej podobe, ktorú dokážu vnímať aj ostatní spolupracovníci v podniku. Aby sme túto úlohu mohli uskutočniť, využili sme metodiku určovania organizačných vzťahov IMS1 a software, ktorý umožňuje modelovať organizačnú štruktúru, funkčné miesta a podľa základných typových činností v reálnom čase definovať a popísať všetky činnosti z pohľadu zodpovedností, právomocí a participácií zamestnancov.

Použili sme vlastné softwarové nástroje, ktoré nám umožňujú databázovo zachytiť toto neuveriteľné množstvo vzťahov a väzieb v rámci organizácie. Našou snahou samozrejme je, aby sme mali všetky vzťahy a ich dokumentáciu nie v papierovej

– tlačenej forme, ale databázovej, softwarovej podobe tak, aby sa s ňou dalo dynamicky pracovať.

- Zatiaľ sme hovorili o nástrojoch riadenia, ktoré budú mať v rukách manažéri podniku. Ako na tom budú ľudia v prevádzkach – odborní lesní hospodári, lesníci, pracovníci ústredí lesných správ a odštepných závodov, ktorí budú systém plniť dátami?

Informačný systém je zostavený vždy z určitých celkov – modulov. Tie sú väčšinou od viacerých dodávateľov. Je potrebné ich integrovať, teda zladiť tak, aby celá informačná sústava pôsobila ako jeden celok. Čo sa týka podpory prevádzky, bolo rozhodnuté, že ak chceme zaviesť niektoré nové prístupy, budeme musieť súčasné moduly využívať cez tzv. manažérsky portál. Prostredníctvom intranetu a ďalších technologicky dostupných prostriedkov zaistiť, aby aj odborný lesný hospodár, ťažbár na lesnej správe a celý výrobný úsek na závode mali k dispozícii základné informatické prostriedky. Ide nám o to, aby s nimi mohli pracovať na mieste a nemuseli vyplňovať tabuľky spôsobom prepisovania z obrazovky do inej obrazovky. Aby tieto dáta boli podľa možností maximálne previazané do celého systému.

- Dokedy plánujete ukončiť túto etapu práce?

Snažíme sa o to, aby základný systém bol zavedený do praxe v polovice roka 2006.

- Ako podľa vášho názoru zamestnanci podniku vnímajú pripravované a realizované zmeny?

Záleží na úrovni informovanosti daného zamestnanca. Bol by som veľmi rád, keby mal každý deň trebárs sto hodín, aby sme mohli s každým z nich osobne hovoriť. Je výborné, že vedenie podniku využíva všetky dostupné informačné kanály na vysvetľovanie zvoleného postupu, jednotlivých krokov a opatrení. Podľa môjho názoru je najúčinnejšia komunikácia z očí do očí. V tejto súvislosti musím povedať, že nikde inde som sa nestretol s takým množstvom osobných stretnutí vrcholového vedenia so zamestnancami na rôznych úrovniach riadenia a organizácie podniku.

Domnievam sa, že iba ten fakt, že sa top manažment v priebehu roka vidí so stovkami konkrétnych zamestnancov, je pre týchto zamestnancov, či si to pripustia alebo nie, úplné nóvum. Z praxe viem, že jedným z najväčších nepriateľov každej progresívnej zmeny je tzv. „šepkanda“, ktorá skreslí akúkoľvek informáciu. Existuje jediná obrana: Čo najrýchlejšie zaviesť každú konkrétnu zmenu, ktorá pomôže konkrétnym ľuďom na konkrétnych miestach, tak, že sami uznajú, že tieto zmeny k niečomu vedú. Presne o to sa teraz snažíme.

Děkuji za rozhovor.

Adresa autora: Ing. Jozef Marko

Poradce generálního ředitele Lesů SR, a. s.

Člen redakční rady LP

E-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.