Informační a komunikační technologie v podnikové sféře
Martin Ezr
Informační a komunikační technologie v dnešní době hrají nezastupitelnou roli v naší každodenní realitě. Přijímáme a odesíláme e-maily, telefonujeme, počítače jsou na každém kroku a slovní spojení jako informační technologie a informační systém se stávají běžnou součástí naší komunikace.
Ve firmách je rozvoj těchto technologií vidět ještě markantněji – informační a komunikační technologie (ICT) slouží nejen pro uchovávání informací a jednodušší komunikaci, ale přímo podporuje a zefektivňuje obchodní aktivity téměř v jakékoliv oblasti podnikání. Tyto technologie se stávají naprosto klíčovými pro fungování a rozvoj společností.
Každá firma se během svého růstu dostane do situace, kdy informační systém (či nějaká jeho komponenta) přestává stačit – aplikace úplně chybí, nebo již nesplňuje informační potřeby firmy a nepodporuje dostatečně její podnikatelské záměry. Hlavním problémem bývá zastaralost technologií, na kterých byla stavěna, či nemožnost přidat novou funkcionalitu, kterou firma pro svůj další rozvoj potřebuje. Uvědomme si, že systémová integrace není cílem, ale prostředkem k dosažení efektivnosti podnikových procesů.
Systémová integrace – implementace informačního systému
Na implementaci nového informačního systému (IS) je nutné pohlížet jako na každou jinou podnikatelskou aktivitu – je nezbytné zhodnotit její přínos a porovnat ji s náklady a riziky. Většina firem již v tomto okamžiku použije služeb některého systémového integrátora a tuto základní analýzu nechá vypracovat.
Nemysleme si, že dodavatel našeho nového IS zařídí vše za nás a předá nám hotový produkt bez našeho zapojení. Jak již bylo zdůrazněno – informační systém je velice blízce provázán s firemními procesy a je nutné nejprve tyto procesy dobře pochopit, popsat. Bez toho není možné nadefinovat výsledný produkt a pravděpodobnost toho, že dodaný systém nesplní naše očekávání, hraničí s jistotou.
Vedení společnosti musí podporovat tuto aktivitu a chápat ji jako strategickou. Chybou by bylo požádat oddělení informačních technologií (IT), aby to „nějak zařídilo“. Abychom využili celý potenciál, který nám nový systém dává, bude nutné občas změnit fungování jednotlivých oddělení (a to je bez podpory nejvyššího vedení téměř nemožné). Implementace IS je ten správný okamžik, kdy zjistíme, jak oddělení spolupracují, kde vznikají duplicity při našich každodenních aktivitách, které činnosti nevykonáváme dobře, a bylo by chybou nevyužít tuto příležitost ke zlepšení. Snahou by mělo být zautomatizovat maximum každodenních úkolů.
Trendem dnešních IS je systémová integrace (SI)
Historicky má firma obvykle velké množství systémů, které vznikaly náhodně a na základě potřeby konkrétní aktivity – např. aplikaci pro prodej po internetu, personální agendu, evidenci výroby – nicméně tyto jednotlivé komponenty IS spolu dosti často nekomunikují přímo, jsou nezávislé – úkony se duplikují, dochází k chybám při manuálním přepisu dat a efektivita práce klesá. Nezbývá než systémy začít sjednocovat.
V minulosti byla prvním krokem datová integrace. Firma měla velké množství nezávislých systémů, data nebyla sdílena a spolupráce jednotlivých aplikací byla limitovaná, neexistoval tedy automaticky přenos informací z jednoho systému do druhého. Logickým krokem ve vývoji byla společná základna dat (databáze – DB) – systémy byly nezávislé, ale data byla sdílená. Zlepšila se provázanost, ale aplikace stále ještě fungovaly nezávisle.
Dalším stadiem systémové integrace je integrace aplikací – ze dvou nezávislých aplikací vznikla pouze jediná, která však plně pokrývala funkcionalitu obou. Tímto způsobem se například skladové hospodářství rozšíří o komponentu, která objedná chybějící zboží přímo od výrobce, aniž by skladnice musela kontaktovat nákupní oddělení s požadavkem na 100 ks produktu XY.
Vrcholem je integrace na úrovni firemních procesů a funkcí – informační systém podporuje přímo procesy, které jsou ve firmě nastaveny (příkladem může být faktura a její průchod firmou: příjem – zadání do IS spojené s naskenováním, schvalovaní v závislosti na hodnotě – automatická e-mailová notifikace zodpovědné osobě s možností fakturu vidět v elektronické podobě a přímo schválit a finální automatické zaúčtování dle zadaných pravidel). Srovnáme-li tento jednoduchý příklad se situací, kdy účetní musela fakturu zadat do databáze, oběhnout vedoucí konkrétních oddělení, aby fakturu podepsali, a pak ji ještě zaúčtovat a uklidit do šanonu – je úspora času více než zřejmá. Firemní proces na vyřízení faktury je plně integrován do informačního systému – modul účetnictví spolupracuje s modulem správy dokumentu na uložení faktury v elektronické podobě a schvalování je integrováno se systémem e-mailu.
Nejvyspělejším řešením dneška při propojování jednotlivých aplikací je SOA (servisně orientovaná architektura). Jednotlivé komponenty – říkejme jim služby (aplikace či zdroje dat – např. systémy účetnictví, CRM (customer relationship management – řízení vztahů se zákazníky), GIS (geograficky informační systém)) spolu nekomunikují přímo, ale používají specifický komunikační kanál – např. ESB (enterprise service bus). Tato sběrnice je „aplikace“, kterou uživatel vůbec nezaregistruje, řídí pouze přenos informací mezi jednotlivými systémy (například ona výše naskenovaná faktura projde přes tuto sběrnici do úložiště faktur, či zpráva o schválení faktury se dostane zpět do účetního systému). Výhodou je, že jednotlivé aplikace spolu nemusí vzájemně komunikovat – je nutné je naučit přijímat a odesílat data použitím této sběrnice a v tom okamžiku se celý systém dá velmi dobře modifikovat a konfigurovat. Přidání nove aplikace na analýzu prodejů (zboží, služeb) firmy znamená pouze nakonfigurování aplikace řídící prodeje, aby poslala data o konkrétních prodejích skrz tuto sběrnici a nová aplikace si je vyzvedne a použije.
Možnosti při řešení integrovaného informačního systému
Je nutné si na počátku ujasnit, jakým způsobem chceme nový integrovaný IS vybudovat. Na trhu existují produkty, které budou schopny pokrýt valnou část potřeb firmy (např. účetnictví, personalistiku), určité specializované komponenty bude v některých případech nutné vyvinout a celý systém bude třeba v rámci firmy integrovat. Musíme realisticky posoudit, které z výše jmenovaných činností zvládneme vykonat vlastními silami v rámci firmy a na co najmeme externí dodavatele.
Není nejpodstatnější, zda použijeme stávající aplikace, koupíme hotový produkt či jej necháme vytvořit na zakázku – důležité je zajistit vzájemnou komunikaci všech komponent a spojení s obchodními procesy. Pokud firma nemá praktické zkušenosti se systémovou integrací, je vhodnějším přístupem tento projekt předat firmě, která s tímto typem projektu zkušenosti má. Nezbavíme se tím veškeré práce – etapy jako například úvodní analýza či testování budou vyžadovat značné úsilí všech zúčastněných subjektů. Klíčové je sestavení týmu, který bude tuto úlohu řešit – mělo by se jednat o zkušené zaměstnance s přehledem o fungování procesů ve firmě. Celý postup a všechna rizika by měla být na začátku projektu detailně vysvětlena vedení firmy systémovým integrátorem. Proto je jeho výběr velice důležitý.
V tomto okamžiku již IT tvoří nedílnou součást pater firemních aktivit a není pouze jedním z podpůrných prvků. Na tuto provázanost je nutné myslet v okamžiku rozvoje firmy – informační strategie musí byt vytvořena na základě obchodní strategie a plánovaní.
Pozitiva systémové integrace
- Snížení celkových firemních nákladů,
- komplexní pohled na aktuální stav firmy a na výhled jejího hospodaření,
- podpora při plánovaní obchodních aktivit,
- popis a zlepšení procesů uvnitř firmy, jejich průběžná optimalizace,
- dostupnost přesných a konzistentních dat produkovaných podnikem,
- koncept bezpečnosti – zaměstnanci mají přístup pouze k těm datům, která potřebují pro svou práci,
- automatizace procesů znamenající menší časovou náročnost a větší efektivitu práce s daty,
- možnost propojení podniku s dodavateli i odběrateli na systémové úrovni (EDI, B2B, B2C koncepty).
Možná rizika a možné negativní dopady systémové integrace
- Je nutné počítat s obdobím nestability a poklesu efektivity během a v období po projektu systémové integrace; firemní ekonomický plán by s tímto propadem měl počítat,
- vzhledem k tomu, že se informační systém stává klíčovou komponentou, stává se na něm firma závislou (např. výpadek systému znamená, že nelze fakturovat) a je závislou i na dodavateli a provozovateli informačního systému; lidská chyba může mít vážnější následky,
- stoupají nároky na uživatele systému.
Kritická komponenta IT a IS
Je nutné si uvědomit, že IS a obecně celé IT se stává kritickou komponentou pro fungování firmy. Pokud jsou firemní procesy svázány s IS, a tedy na něm závislé, a dojde k lokálnímu výpadku elektřiny, sítě či výpadku informačního systému, firma přestává fungovat. Toto je nutné řešit zvláště u časově kritických systémů (např. v logistice, kde jsou garantovány dodací lhůty pro zákazníky včetně penalizace při opoždění dodávky). V takových případech by firma měla uvažovat o zvýšené dostupnosti svých systémů a celý systém by měl být pro toto navržen.
Vysoká dostupnost znamená, že systém je navržen tak, aby výpadek jedné či více komponent neohrozil fungování systému. V režimu vysoké dostupnosti je použito více serverů, které vykonávají stejnou činnost, a v případě výpadku jednoho konkrétního serveru jiný okamžitě přebírá jeho úlohu.
Není nutné zdůrazňovat, že takové vylepšení fungování ještě více prodraží celé řešení. Je nutné zhodnotit přínosy režimu vysoké dostupnosti a cenu řešení. Základním krokem by měla být analýza, které aktivity jsou kritické pro běh firmy a jaký dopad (finanční, na pověst firmy) bude mít výpadek na 1 h, 4 h, 1 den, týden. Toto chápání následků pomůže zdůvodnit případné navýšení investic do IT a navrhnout správné řešení na technické úrovni.
Systémová integrace a její náročnost
Implementace informačního procesu je náročná na finance, ale i na zdroje. Musíme počítat s krátkodobým poklesem produktivity ve firmě, jenž by měl být vyvážen následným nárůstem (poté, co se nový systém “usadí” a pracovníci se s ním sžijí). Vedení podniku musí tuto aktivitu maximálně podporovat a měla by být chápána jako strategická. Toto pomůže zkrátit dobu nestability na minimum.
Při procesu implementace je nezbytné maximálně spolupracovat na základní analýze se systémovým integrátorem. Popis vnitřních procesů a požadavky na funkčnost budou implementovány a následné změny jsou většinou značně nákladné. Optimální je zmapovat, jak procesy a aktivity ve skutečnosti fungují, a následně provést analýzu a odstranit nelogičnosti, duplicity a procesy maximálně zjednodušit. I při této aktivitě je systémový integrátor v roli nezávislého rádce cenným partnerem a jeho přínos bude výrazný.
Často se zapomíná na zaměstnance – uživatele IS. Jejich vstupy během úvodní analýzy budou cenným zdrojem dat, ale je nutné na ně myslet i dále. Měli by chápat přínosy a důvody pro jakékoliv změny a měli by se těchto změn účastnit. Přechod na nový systém bude plynulejší a máme jistotu, že lidé nebudou nový systém odmítat. Klíčový je důkladný trénink a role „superuživatelů“, kteří mají detailnější znalost fungování celého IS a mohou pomoci ostatním kolegům.
5 rad před začátkem systémové integrace
Udělejte si analýzu, co od systémové integrace chcete, co firmě přinese, kde ušetříte a kolik bude zhruba stát. Základní kalkulace je nezbytná – pokud náklady převýší zisky, do ničeho se nepouštějte.
- Vyberte si správného systémového integrátora s dostatkem zkušeností.
- Sestavte správný tým, který se bude na systémové integraci podílet – vyberte osobnosti se zkušenostmi a obecným rozhledem, nemusí být IT odborníci, ale měli by rozumět procesům v podniku. Dejte jim dostatek času, aby se mohli věnovat novému úkolu.
- Analytické části věnujte velkou pozornost. Chyby a přehlédnutí se později vymstí.
- Maximálně podporujte projekt, celá firma by měla projekt vnímat pozitivně.
Autor:
Ing. Martin Ezr
externí konzultant
GEM System International s. r. o
E-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.