Minitendry - pilotní projekt Správy NP a CHKO Šumava

Tomáš Fait

Příspěvek poskytuje základní informace o pilotním projektu Zadávání veřejných zakázek pro těžební a pěstební činnosti na území NP Šumava, který v rámci NP Šumava poběží do konce roku 2009 a dle jehož výsledků se rozhodne, jakým způsobem budou dále zadávány zakázky v oblasti těžební a pěstební činnosti v návaznosti na nová opatření v organizaci.
Cílem projektu je zjistit, zda vytvoření velkého množství rovných příležitostí pro drobné i vetší firmy získat transparentně veřejnou zakázku je účelnější, než zadání zakázky jednomu generálnímu dodavateli, který prostřednictvím svých subdodavatelů zajistí potřebnou operativnost.
V rámci pilotního projektu je současně řešeno i zlepšení efektivity vnitřního kontrolního systému a provozně-ekonomického řízení.

Pilotní projekt
Pilotní projekt je komplex opatření, kde je způsob výběru dodavatele jen jednou jeho částí a je teoreticky lhostejné, jaký typ zadávacího řízení je použit (v rámci pilotního projektu bude vyvinut software, který funkčně umí zpracovávat plnění z jakéhokoliv typu veřejné zakázky, tedy nejen způsobem minitendrů). Hrubá struktura pilotního projektu je následující:
- projektová příprava činnosti s cílem zlepšení plánování a evidence projektů pro plánovanou i nahodilou činnost s respektováním specifik charakteru organizace,
- transparentní zadání plnění díla s cílem sledování jeho plnění on-line,
- důkladná kontrola plnění díla a nové způsoby evidence kontrol plnění,
- informačně-technologické propojení stávajících zdrojů informací, doplnění o nové zdroje s cílem usnadnění práce s informacemi, pokud možno on-line a pokud možno v jednom uživatelském prostředí.
Za účelem realizace výše uvedeného zavádí Správa NP a CHKO Šumava prostřednictvím nového informačního nástroje LesIS modul řešení projektů před zadáním zakázky, kde jsou odsouhlaseny finanční objemy a způsoby provedení.

Historie
V dubnu 2008 byl právnický projekt s návrhy řešení zadávání zakázek prostřednictvím tzv. minitedrů představen veřejnosti a v září 2008 byl připraven návrh nových technologických listů. Po nezbytných schvalovacích a přípravných procedurách došlo v prosinci 2008 k vyhlášení obou velkých zadávacích řízení (otevřené řízení nadlimitní) s datem pro příjem nabídky v lednu 2009, z něhož vyšla skupina dodavatelů a tzv. rámcové smlouvy. Rámcové smlouvy byly uzavřeny v měsíci březnu. První vyhlášení minitendrů je plánováno na začátek dubna.

Technologické listy
Pro každou činnost byl zpracován jeden technologický list. Technologický list zohledňuje současné zkušenosti a činnosti, popisuje požadavky na plnění činnosti (technickou jednotku, popisy) a stanovuje pevnou strukturu příplatků za technickou jednotku v budoucích konkrétních podmínkách. Technologický list je základním „kamenem“ celého procesu od zadávání až po realizaci, včetně fakturace.
Technologický list kromě základních identifikačních údajů obsahuje:
- popis toho, co se očekává od dodavatele při plnění díla (realizaci zakázky), tzv. technologický popis činnosti,
- připomenutí doporučeného vybavení a jeho nezbytné minimum (odpovědnost realizaci zakázky i za dodržování předpisů např. v oblasti BOZP nese dodavatel),
- určení širší technologie, která připadá v dané činnosti v úvahu, a požadavky na konkrétní doložení (i počty), které musí prokázat dodavatel při uzavření rámcové smlouvy,
- stanovení základní orientační ceny za technickou jednotku (dále OCTJ), vztažené k nejčastěji používané kombinaci příplatků, které jsou přesně specifikovány,
- průměrný výkon v technické jednotce za normoden (8 hodin práce) vztažený k technologii, která je popsána u OCTJ,
- strukturu možných příplatků vztažených k OCTJ s dělením na technologické, terénní a klimatické, a to směrem nahoru (+) i dolů (-). Příplatky jsou vztaženy vždy k OCTJ, proto je celý proces nabídek, výpočtů apod. dále velmi zjednodušen.
Dodavatel nabízí konkrétní nepřekročitelnou cenu za technologii při uzavírání rámcové smlouvy jako rámcovou cenu za technickou jednotku (RCTJ), která musí zohlednit smluvní podmínky (ceny včetně asanace, dopravy na místo atd.).
Využití technologického listu má význam pro:
- stanovení počtu částí zakázky v zadá-vacím řízení, tj. počtu činností, které bude zajišťovat rámcová smlouva (rámcová smlouva pro těžební činnosti má 11 částí a rámcová smlouva pro pěstební činnosti má 23 částí); každá část veřejné zakázky na uzavření rámcové smlouvy je jeden technologický list; dodavatel může podat nabídku do kterékoliv části,
- nabídku ceny (rámcové ceny) za technickou jednotku při veřejné zakázce na uzavření rámcové smlouvy,
- definici podmínek pro nutnost existence technologie u dodavatele (tzv. prokázání technické kvalifikace),
- transparentní proces přiznávání a faktu-race příplatků.   

I. etapa – uzavření rámcové smlouvy
V prosinci 2008 byla vyhlášena veřejná zakázka na uzavření rámcových smluv zvlášť na těžební a pěstební činnost. Vzhledem k tomu, že u obou činností se jedná o nadlimitní veřejnou zakázku, která je zatížena téměř nejpřísněji možnými formálními nároky na zadávací řízení dle zákona, bylo nutné zajistit co nejsrozumitelnější provedení, aby bylo dostupné i těm, kteří se dosud takto formálně přísného procesu nezúčastnili. V této souvislosti je nutné zdůraznit, že celý projekt je protkán „pravidly a zásadami“ pro rovné příležitosti a transparentnost a nelze v žádném případě hovořit o zvýhodňování určité skupiny dodavatelů, jak vyplyne z dalšího textu. Kromě prezentování informace o tom, že je veřejná zakázka vyhlášena a kde jsou umístěny podrobné informace, bylo připraveno několik podpůrných administrativních opatření jako např: poradenství, webové generování kontrolního listu úplnosti nabídky ad. Otevírání obálek bylo přístupné veřejnosti.
Výše uvedená opatření byla cílena na prevenci skutečnosti, že formálnost pro nadlimitní zakázky je natolik náročná, že „sítem“ tradičně propadne až 50 % dodavatelů, jejichž nabídka byla shledána neúplnou při otevírání nebo k vyřazení po následném posuzování prokázání kvalifikace. V případě rámcových smluv za obě zadávací řízení, díky výše uvedeným opatřením, činil neúspěch nabídek pouze 3 %. Rámcovou smlouvu má uzavřenou 97 % dodavatelů, kteří podali nabídku. Díky deklarovanému maximálnímu počtu účastníků (600) nebylo nutné vyřadit řádnou nabídku, protože v žádném z obou zadávacích řízení nebyl tento počet naplněn. Závěrem první etapy je dostatečně velký počet dodavatelů a jejich subdodavatelů, kteří jsou připraveni na podmínky pro zadávání zakázek prostřednictvím minitendrů.

Minitendr
Minitendr označuje zkrácený proces zadávacího řízení, který je kromě zákona ovlivněn smluvními podmínkami upravenými v rámcové smlouvě. Typově je rámcová smlouva (na činnosti) smlouvou soutěžní, neboť nezajišťuje smluvnímu dodavateli žádnou přímo zadanou zakázku, ale pouze příležitost zakázku za předem daných podmínek získat. To je ona rovná příležitost, která je zmíněna v úvodu článku. Velmi zjednodušeně by se dal minitendr přirovnat k jakési modifikaci jednacího řízení, kde je proces jednání upraven smluvními podmínkami.
Minitendr se vyhlašuje výzvou. Ta je určena pro ty dodavatele, kteří mají na danou činnost rámcovou smlouvu. Ve výzvě se stanoví požadovaný rozsah předmětu plnění (specifikovaný lesnickým projektem v systému LesIS) a požadavky na plnění, včetně limitů. Nároky na výzvu k podání nabídky jsou velké, neboť zde musí být popsáno buď velmi konkrétně plnění, nebo naopak musí být vyjádřena nejistota budoucích podmínek plnění tak, aby onu míru nejistoty přenesl dodavatel do své nabídkové ceny.
Nabídková cena za technickou jednotku musí být rovna nebo nižší než tato cena z rámcové smlouvy. Nabídky se podávají písemně na územní pracoviště, které minitendr vyhlásilo, zpravidla do 7 dnů od vyhlášení výzvy. K podání nabídky se použije standardizovaný formulář z LesIS. Otevírání obálek je veřejné a proběhne ihned po skončení lhůty pro podání nabídek. Předpokládá se, že i vyhodnocení nabídek proběhne (a to i díky pomoci systému LesIS) na místě bezprostředně po otevírání obálek.   
Informační systém LesIS je pouze pomůckou (nikoliv hlavním nástrojem) pro proces administrace minitendrů. Vlastní právní úkony se realizují písemně, ne prostřednictvím elektronického podpisu.

Princip výběru nabídky v minitendru
Dle smluvních podmínek si zadavatel si vyhrazuje právo uzavřít smlouvu o dílo nejen se zájemcem, jehož nabídka byla vybrána jako nejvýhodnější, ale také postupně se zájemci dalšími v pořadí, a to až do naplnění plánovaného vyhlášeného objemu (kapacity) zakázky vyhlášené v konkrétním minitendru, respektive dosažení cíle minitendru. Tento postup je v souladu se zákonem, neboť zakázka nemusí být zadána pouze jednomu vítěznému uchazeči. Samozřejmostí (a zákonnou nezbytností) pro tento způsob je, že ve výzvě k podání nabídky je určen transparentní způsob výběru (vyhodnocení) nejvhodnější nabídky (nabídek), a to s ohledem na provozní potřebu.
U plánované činnosti je hlavním kritériem cena zakázky (zakázka je realizována v plánované době). U nahodilé činnosti (vyplývající z objektivních skutečností nezávislých na vůli zadavatele) může být prioritním kritériem dodavatelská kapacita vztažená k určitému území (porostu, porostní skupině apod.) se souvisejícím technologickým omezením (nutnosti použít konkrétní technologii v konkrétním počtu).

Výzvy k plnění (zadávací listy)
Nově jsou definovány výzvy k plnění (dříve zadávací listy), které jsou doplněny, pokud to plnění vyžaduje, technologickou kartou. Zadávací listy jsou již zcela konkrétní s podmínkou speciality k podmínkám, které byly řečeny při vyhlášení minitendru (a přeneseny do smlouvy o dílo). To znamená, že nelze vyzývat k plnění něčeho, co nebylo alespoň rámcově ujednáno.
Součástí výzvy k plnění je i prostor pro kontrolní záznamy. Kontroly jsou plánovány s využitím on-line informací v systému LesIS.

(Ne)použití jednacího řízení bez uveřejnění
Při nahodilé činnosti, která je zpravidla vyvolána skutečnostmi nezávislých na vůli zadavatele, by sice mohlo být využito jednacího řízení bez uveřejnění, pokud by byly naplněné všechny zákonné předpoklady (tj. krajně naléhavý případ, který zadavatel svým jednáním nezpůsobil a ani jej nemohl předvídat, a z časových důvodů není možné zadat veřejnou zakázku v jiném druhu zadávacího řízení). V případě rámcové smlouvy, která zohledňuje obě varianty (tj. plánování a nahodilost), však zadavatel počítá s nahodilou činností.
Ze smluvních podmínek a zákona vyplývá, že vlastní plnění na základě výzvy k podání nabídky musí mít hodnotící kriteria pro výběr nejvhodnější nabídky. V tomto případě bude hodnotící kriterium „pružně“ sestaveno dle aktuálního požadavku objemu likvidace kalamity na dané jednotce (porost, porostní skupina) a technologickou nabízenou kapacitou dodavatele s cílem propočíst všechny varianty a transparentně vybrat nejvhodnějšího dodavatele. Tento matematický úkol je pro systém zvládnutelný díky tomu, že každý dodavatel může nabízet kapacitu, kterou zrovna disponuje, a v ceně, která reflektuje konkrétní podmínky (a to platí pro každý minitendr). Stejně by se dodavatel choval v jednacím řízení bez uveřejnění, ale méně formálně náročnějším postupem. Samozřejmě platí, že pokud by zadavatel při „kalamitě“ vyčerpal všechny možnosti zadání zakázky v minitendru, respektive by nepočítal s objemem kalamity v rámcové smlouvě (jako součtu předpokládaných objemů plnění, to znamená, že by naplnil objem zakázek z rámcové smlouvy), je možné použití jednacího řízení bez uveřejnění zcela v souladu se zákonem. V této souvislosti je ale na místě připomenout, že na případný „bojkot“ dodavatelů za účelem donutit zadavatele vyčerpat všechny možnosti v minitendrech, pamatují smluvní podmínky s náhradou škody podobně jako v případě, že dodavatel začne provádět plnění nekvalitně, bude odstoupeno od smlouvy a místo dodavatele bude plnit další zájemce v pořadí (což znamená, že se prvnímu dodavateli vyčíslí vniklá škoda, která je minimálně na úrovni rozdílu hodnoty plnění mezi ním a dodavatelem dalším v pořadí a tato bude vymáhána).
K podrobnější charakteristice jednotlivých částí pilotního projektu, zejména minitendrů, ale i k popisu konkrétních poznatků z provozu se vrátíme v některém z dalších vydání Lesnické práce.
Projekt Zadávání veřejných zakázek pro těžební a pěstební činnosti na území NP Šumava je zamýšlen jako fér nabídka dodavatelům, bez hledání právních kliček či zbytečného biče na dodavatele. Zadavatel požaduje pouze kvalitně odvedenou práci a pouze za ni je ochoten zaplatit. Komukoliv bez rozdílu.  

Projekt vznikl ve spolupráci s advokátní kanceláří Michala Bernáška v Plzni.

Autor:
Ing. Tomáš Fait
Správa NP a CHO Šumava
E-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.